Документы должны храниться в специально отведенном для них месте: папке, ящике, коробке, сейфе. Вся семья должна иметь доступ к ним, кроме маленьких детей. Поэтому хорошо, если бумаги хранятся в закрывающемся на ключ ящике. Следите, чтобы не было контакта с влагой или ярким светом, чтобы сохранить их в хорошем состоянии.

Рассортируйте документы

Купите в магазине канцтоваров папки, скоросшиватели или пластиковые конверты. В них удобно раскладывать документы по категориям, например:

главные (паспорта, свидетельства о рождении и браке, удостоверения личности и т.д.)

образование (дипломы, сертификаты, грамоты)

здоровье (медицинские карты, полисы, справки)

автомобиль (страховка, сервисные книжки, чеки из автомастерских)

работа (трудовая книжка, резюме, договоры с работодателями)

недвижимость (документы на квартиру, платежки, договор об аренде)

бытовая техника (инструкции, чеки, гарантийные талоны).

Заведите временную папку для хранения

Можно завести временный лоток или папку для бумаг, куда можно положить документы, которыми вы пользовались на днях, но не успели убрать их на место. Только не ленитесь, как только появится время, разбирать бумаги оттуда по правильным папкам.

Сортируйте по принадлежности

Каждую категорию документов можно рассортировать еще и по принадлежности. Для этого бумаги каждого члена семьи положите в отдельный конверт с именем или отметьте соответствующую подборку стикером, маркером или листом цветной бумаги. Это необходимо для того, чтобы ваши домашние могли и без вашей помощи найти нужные документы.

Сделайте ксерокопии документов

Сделайте ксерокопии паспортов, свидетельств о рождении, удостоверений личности, техпаспортов на автомобили, водительских прав. Они вам пригодятся в случае утери или кражи оригиналов. При этом копии храните отдельно от основных документов.

Храните чеки и квитанции

Чеки и квитанции более-менее крупных покупок храните в течение года. Если гарантия на некоторые товары превышает 12 месяцев, сохраняйте чеки соответственно сроку, определенному в гарантийном талоне.

Храните коммунальные платежи

Храните договоры подключения всех коммунальных служб: газ, электричество, вода, телефон, интернет, кабельное телевидение и т.д. Квитанции по коммунальным платежам нельзя выбрасывать в течение пяти лет.

Не смешивайте важные документы с ненужными бумагами

Многие хранят на память билеты на концерт, меню на собственную свадьбу, пригласительные, письма, распечатки расходов по кредитке за прошлый год. Но среди этого бумажного барахла бывает сложно найти действительно важный документ. Поэтому возьмите за правило – ненужные бумаги, которые рука не поднимается выбросить, хранить отдельно.

Кто должен наводить порядок в документах? С чего начать? В чем хранить документы и как подшить их в папки? О том, как делают это опытные делопроизводители, рассказала эксперт по делопроизводству Татьяна Войцехович.

Когда в документах нужно наводить порядок

• Поиск документов затруднен из-за нагромождения бумаг на столе, в шкафах и пр.
• Проблематично отследить срок выполнения поручений.
• Документы часто не регистрируются и без контроля передаются на выполнение в структурные подразделения.
• Дублируются номера на документах: приказах по основной деятельности, кадровых документах и др.
• При увольнении работников документы не передаются в срок.
• Если работник отсутствует на рабочем месте (в отпуске, на больничном), нужный документ невозможно найти.
• Оригиналы документов и их копии перемешаны вместе.

Кто должен разобрать накопившиеся документы

Это может быть секретарь руководителя. Обычно в небольших организациях на него возложены обязанности по организации работы с документами.

В средних и крупных компаниях наведение порядка может быть поручено отдельному структурному подразделению. Например, отделу делопроизводства, канцелярии.

Упорядочить документопотоки поможет распределенная система ответственности: в каждом структурном подразделении могут быть назначены работники, в обязанности которых будет входить ведение делопроизводства. Например, этим может заняться один из работников подразделения плюсом к основным должностным обязанностям. Приказ о соответствующем назначении подписывает руководитель организации.

Как упорядочить документы. Основные этапы

Этап 1. Изучите документы.

Этап 2. Определите классификационный принцип: составьте список категорий (видов, типов) для сортировки; если нужно - подкатегорий (подвидов, подтипов). Например, основная категория документов – договоры, их подкатегории – договоры на предоставление услуг, кредитные договоры, договоры аренды и т.п.

Этап 3. Рассортируйте документы согласно списку. Чтобы не запутаться, документы можно подписать карандашом или наклеить на них стикеры.

Этап 4. Если у вас много копий, найдите их оригиналы и проанализируйте, есть ли необходимость хранить копии. По закону копии документов хранятся до минования надобности. После этого их можно уничтожить.

Этап 5 . Определите, каким образом будут храниться документы (лотки, папки, короба). Согласуйте с руководством затраты на канцтовары для оперативного хранения документов.

К акие средства подойдут для оперативного хранения документов
	Лотки Идеально подходят для хранения корреспонденции. Например, с их помощью можно быстро рассортировать входящие письма.
	В них удобно подшивать отработанные документы (с выполненными заданиями, поручениями). На корешках нужно сделать наклейки с краткими названиями категорий документов.
	Короба Лучше подобрать короба разных цветов и желательно из пропилена – они самые легкие.

Как подшить документы в папки

Обычно в папку подшиваются документы одной категории (подкатегории). Если документы одной категории (подкатегории) не помещаются в одну папку, их распределяют по томам – папкам с одинаковым названием. Документы раскладываются по дате составления так, чтобы самые поздние оказались сверху. При передаче в архив порядок документов меняется: самый поздний должен быть внизу, самый ранний – сверху.

Чтобы отделить документы разных годов в одной папке, используются цветные стикеры или листы-прокладки. Это облегчает поиск.

После того как документы подшиты в папку, составляется реестр документов этой папки. Указывают регистрационный номер документа, дату его составления, адресат, краткое содержание и др. Лист-реестр размещают поверх документов или закрепляют на обложке папки. В нем нужно оставить свободное место, чтобы позже внести в список (можно вручную) другие документы – по мере их поступления.

Меняйте делопроизводство, но постепенно

Систематизация документов – только часть работы. Важно организовать движение документов в организации таким образом, чтобы проводить уборку как можно реже. Для этого обязательно нужно регистрировать входящие и создаваемые документы, контролировать документы, которые находятся в работе, вовремя перемещать отработанные документы в папки и короба согласно выбранному классификационному принципу.

Правильная организация хранения файлов и информации, наведение порядка на компьютере, сделает более продуктивной использование ПК, повысит эффективность работы на компьютере. При правильной организации работы на компьютере, пользователь сэкономит значительное количество времени, которое он тратит на поиск файлов, с компьютера будут удалены ненужные данные.

Многие пользователи часто сталкиваются с ситуациями, когда на компьютере невозможно, что-то найти. В папках все файлы свалены в кучу, царит полный хаос. Я думаю, что многим такое знакомо. Мало того, что файлы разбросаны в беспорядке, на компьютере полно дубликатов файлов, которые занимают значительное место на диске.

Меня уже несколько раз просили написать данную статью. Посетители, просматривая видео на моем канале YouTube, заметили, что Рабочий стол моего компьютера практически свободен от посторонних элементов, а в Проводнике файлы и папки на дисках распределены в определенном порядке, и имеют нормальные названия. Я выполняю свое обещание, правда, с задержкой на пару-тройку лет.

Мне часто приходилось иметь место с папками: «Новая папка1», «Новая папка2», с файлами типа: «111», «123» и т. п., часть папок бывают пустыми. Подобные файлы и папки имеют копии, дублируются.

Поиск в операционной системе Windows для доступа к необходимым данным с непонятными названиями, если их огромное количество, мало чем поможет. На разбирательство с беспорядком уйдет очень много времени.

В этой статье я поделюсь своим опытом по организации хранения файлов на компьютере. Если у вас есть свои наработки по упорядочению хранения и использованию информации на ПК, поделитесь об этом в комментариях к этой статье.

Если вы испытываете трудности с поиском нужных файлов, на диске уменьшается свободное место, которое постепенно занимают файлы и папки, вам следует заняться наведением порядка на своем компьютере.

Вам придется потратить много времени на правильную организацию хранения файлов (в «тяжелых» случаях, можно сделать это в несколько этапов), но поверьте, затраченное время будет того стоить.

В дальнейшем, когда беспорядка на компьютере уже не будет, вам придется только распределять новые файлы по соответствующим местам (диски, разделы, папки и т. п.). Вы быстро найдете нужную папку, файл или документ, потому что вам будет понятно, где их нужно искать.

Выполните работы по организации хранения и наведению порядка на домашнем компьютере в примерно такой последовательности:

1. Выбор правильной структуры для хранения информации.
2. Определение порядка хранения данных.
3. Удаление дубликатов файлов.
4. Наведение порядка на Рабочем столе.
5. Распределение файлов и папок.
6. Переименование файлов и папок для того, чтобы дать им нормальные имена.
7. Наведение порядка в программах.
8. Очистка и дефрагментация компьютера.
9. Резервное копирование важных данных.
10. Постоянное поддержание определенного порядка.

Базовые принципы хранения информации

Перед тем, как приступить к наведению порядка на компьютере, нужно определить для себя базовые принципы для упорядочивания хранения данных.

Все объекты необходимо распределить на категории, в дальнейшем все новые объекты должны распределяться по ранее созданным категориям. Структура хранения данных должна отвечать следующим требованиям:

• создаваемая структура должна быть удобной и максимально понятной;
• изменения не должны быть хаотичными;
• необходимо поддерживать порядок в выбранной структуре хранения данных.

В результате с компьютера будут удалены ненужные и лишние файлы (так как файлы часто дублируются), освободится место на ПК, повысится продуктивность работы.

Определение порядка хранения данных

Правильное распределение информации на жестком диске повышает надежность компьютера. В большинстве случаев, дисковое пространство компьютера распределяется следующим образом: на системном локальном диске «С» установлена операционная система Windows, программы, другие важные данные, необходимые для работы системы, а второй локальный диск используется для хранения пользовательских данных.

Для чего нужны два раздела? Для большей безопасности и надежности работы. Система и данные должны быть разделены.

В случае краха системы, вы не потеряете данные, которые находятся на другом локальном диске (диск «D»). Потому что после переустановки системы, будут потеряны только данные на системном диске «С», все остальное сохраниться в целостности и сохранности.

Поэтому на компьютере желательно иметь два или более локальных дисков (например, диски «C» и «D»). На диске «D» имеет смысл хранить свою личную информацию: музыку, фильмы, фотографии, учебные материалы, дистрибутивы программ и т. п.

Перед распределением данных, обратите внимание на следующее: на системном диске всегда должно хватать места для работы операционной системы и программ, установленных на компьютере. Не забывайте о будущем (вдруг вы установите приложения, занимающие много места на диске), и о том, чтобы на системном диске оставалось свободное место (минимум 15-20%) необходимое для оптимальной работы операционной системы Windows. В противном случае, после заполнения свободного пространства на диске, серьезно замедлится работа компьютера.

На системном диске «С» находятся папки «Документы» (Мои документы), «Рабочий стол», «Загрузки», в которых порой храниться большой объем информации. Эти каталоги можно перенести на другой раздел жесткого диска. Лично я этого не делаю, а только контролирую содержимое этих папок. Я не храню файлы в папке «Загрузки», а переношу загруженные файлы в места постоянного хранения.

После установки на компьютер приложения для облачного хранилища, папка хранилища по умолчанию расположена на диске «С». Если вы используете синхронизацию, все данные «облака» будут на системном диске.

Если объем облачного хранилища большой, оптимальное решение: перенести папку облачного хранилища на другой локальный диск компьютера. В этом случае, ваши данные из «облака» не будут занимать место на системном диске.

На своем компьютере я перемещаю папки облачных хранилищ на другие разделы. Прочитайте статью о том, как перенести на другой локальный диск.

На диске «D» моего компьютера находится папка Яндекс.Диск, размером более 200ГБ, а на диске «E» находится папка Cloud Mail.Ru, объемом 1000ГБ. Эти папки синхронизированы с облачными хранилищами, в них находятся важные для меня данные. Папки находятся на компьютере, поэтому я имею постоянный доступ к этим файлам, и даже в случае выхода из строя жесткого диска, я не потеряю важную информацию, потому что благодаря синхронизации она сохранится в «облаке».

В данный момент, на моем компьютере установлены два жестких диска: на первом жестком диске расположены два Локальных диска «С» и «D», а на втором жестком диске – один Локальный диск «E».

Диски используются следующим образом:

• Локальный диск «С» (системный диск).
• Локальный диск «D» (хранилище файлов).
• Локальный диск «E» (хранилище файлов).

После того, как вы определитесь с дисками компьютера, удалите дубликаты файлов.

Удаление дубликатов файлов

Удаление дубликатов поможет отсеять ненужные копии файлов, с компьютера будут удалены лишние данные. Во многих программах для очистки компьютера есть модули для поиска и удаления дубликатов. Для удаления дубликатов файлов можно воспользоваться специализированными программами, например, .

Наведение порядка на Рабочем столе

Очистка Рабочего стола - первый шаг в процессе наведения порядка на ПК. От обилия ненужных данных на Рабочем столе может тормозиться работа компьютера.

Некоторое время назад, мне принесли ноутбук, с операционной системой Windows 8. Ноутбук жутко тормозил. На Рабочем столе находилась куча папок, ярлыков и файлов. Там было много фотографий, часть фотографий дублировалась в разных папках. Я решил посмотреть, сколько данных находится на Рабочем столе. Оказалось, что около 250 ГБ, это меня даже немного шокировало.

Пользователям удобно все запускать с Рабочего стола, правда, потом они удивляются медленной работе своего компьютера. Мои предложения по перемещению файлов на другой диск или по поводу загрузки данных в облачное хранилище, часто встречают непонимание. Многим людям лень сделать лишний клик мыши для доступа к нужным файлам.

Рабочий стол - место работы (это не случайное название). От работы ничто не должно отвлекать. Поэтому на Рабочем столе не стоит размещать лишние элементы, которые вполне могут находиться в других местах, оставьте здесь только минимум объектов, действительно необходимых. После этого, вы заметите, что повысилась эффективность работы.

Во время работы на Рабочем столе могут скапливаться разные временные данные: папки, файлы, документы. Следуйте простому правилу: после завершения работы, уберите все объекты, переместите их в соответствующие места, туда, где они должны постоянно храниться.

Завершили работу над документом Word (например), переместите документ в места хранения для документов этого типа.

На Рабочем столе моего компьютера в Windows 10 находятся всего три объекта: значки «Этот компьютер» и «Корзина», и папка «Программы». С помощью значка «Этот компьютер» можно быстро попасть в управление компьютером (прочитайте здесь, на Рабочий стол), а в папке «Программы» находятся ярлыки наиболее часто мною используемых программ, большая часть которых переносные. Сами портативные программы расположены на диске «D».

Можно обойтись без подобной папки для ярлыков. Для портативных (portable) программ используйте программу-оболочку . Портативные программы могут находиться в любом месте компьютера, а запускаться они будут из оболочки. Папку с ярлыками переносных программ можно перенести в меню «Пуск» для того, чтобы запускать портативные программы оттуда, вместе с обычными приложениями.

Распределение файлов и папок

После того, как вы определились с местами хранения файлов на компьютере, потребуется распределить файлы и папки по дискам. Сначала перемещайте и сортируйте понятные для себя данные, а то, что пока не понятно, оставьте на завершающий этап распределения.

На диске для хранения файлов создайте папки с понятными названиями, например, «Музыка», «Видео», «Фото», «Документы» и т. д. В этих папках будут созданы другие папки для сортировки файлов по определенным критериям.

Создайте жесткую иерархию папок для того, чтобы четко понимать, где что у вас находится.

Допустим, на вашем компьютере есть много фотографий, видео, музыки. Перенесите на диск, который вы будете использовать в качестве хранилища, все мультимедиа файлы.

В папку «Фото» будут помещены отдельные фото и папки с фотографиями. Сгруппируйте снимки по определенным критериям, например, времени съемки, поместите фото в папки, названные по определенным параметрам, например, в папку «Отдых на море в таком-то году». К папкам с фотографиями я советую всегда добавлять даты, для того, чтобы вы легко могли найти нужные фотографии.

В папку «Музыка» поместите все музыкальные файлы, которые следует распределить в категории (папки) по именам исполнителей, по названию альбома, по музыкальным жанрам и т. д., в зависимости от своих предпочтений.

Подобным образом поступите с фильмами, документами, другими файлами. В процессе разбирательства, вы найдете много ненужных файлов, которые не стоит хранить на компьютере.

Пример распределения папок на моем компьютере. На диске «E» создано несколько папок с понятными названиями. В папке «Музыка» находится несколько папок с аудио файлами, среди них папки «Дискотека 80-х» и «Зарубежные исполнители». В папке «Зарубежные исполнители» находятся папки, имеющие названия по именам исполнителей и названием групп.

Файлы программ распределены в папки, названные в соответствии с определенными категориями.

Подобная логичная структура поможет легко и быстро найти нужный файл или папку.

Понятные названия папок и файлов

Очень важно всегда придерживаться правила: папкам и файлам необходимо давать понятные имена. Имена должны быть понятны для любого человека.

Даже, если нет времени дать понятное имя в данный момент, найдите время для того, чтобы после завершения работы назвать файл или папку понятным именем. Это сэкономит массу времени, которое придется затратить на поиски нужного файла или папки.

Если на ПК много файлов с непонятными названиями, переименование займет довольно много времени. Выполните эту работу в несколько этапов.

Наведение порядка в программах

Обратите внимание на программное обеспечение своего компьютера, удалите все ненужные программы и игры. Посмотрите почтовые ящики электронной почты, возможно, там потребуется произвести чистку.

Наведите порядок в браузерах. Удалите ненужные расширения. Разберитесь с закладками: проверьте закладки (бывает, что сайты прекращают свое существование), сгруппируйте или удобно для себя распределите закладки в окне визуальных закладок. Если у вас много закладок в браузере, сгруппируйте закладки в отдельные папки с краткими понятными названиями на панели закладок.

Очистка и дефрагментация системы

После завершения наведения порядка, выполните очистку компьютера от временных и мусорных файлов. При перемещении больших объемов файлов на компьютере появляется много временных файлов. Удалите ненужные файлы с помощью , или при помощи специализированной программы, например, .

После этого выполните дефрагментацию компьютера для того, чтобы собрать фрагменты файлов в одном месте на диске. При значительном перемещении данных, степень фрагментации файлов серьезно повысится. Выполнение дефрагментации упорядочит распределение файлов на компьютере, повысит скорость работы системы.

Сохранение важных данных с помощью резервного копирования

Для надежного сохранения информации, делайте резервное копирование системы или важных данных. С помощью резервного копирования системы на другой диск (желательно, на внешний жесткий диск), вы состояние системы на момент архивации.

В случае краха операционной системы, проведите восстановление Windows из резервной копии. В случае отказа жесткого диска, систему или другие данные из резервной копии можно восстановить на новый диск.

Для резервного копирования можно воспользоваться операционной системы Windows, или специализированными программами: Acronis True Image (есть бесплатная версия - ), и т. д.

Постоянное поддержание определенного порядка

После распределения файлов, поддерживайте порядок на компьютере, новые файлы помещайте в ранее созданные категории, или создавайте новые. После выполнения повседневной работы, распределение файлов и папок в места постоянного размещения не займет много времени.

Выводы статьи

Наведение порядка на компьютере для правильной организации хранения данных на компьютере позволит серьезно повысить эффективность работы. Файлы и папки будут распределены по дискам компьютера в соответствии с определенной структурой, пользователь быстро найдет нужные данные.

Удивительны архивы в коммерческих структурах. Помещение, забитое коробками и стеллажами... Кое-где, как одинокие маяки, стоят разделители…. Неподписанные дела и короба... Чтобы что-то найти, нужно поработать грузчиком, переставляя короба из одной стопки в другую, одновременно проверяя их содержимое. Кто-то когда-то знал, что и где тут лежит (или должно лежать), но люди уходили, а вместе с ними ушли в небытие и эти знания.

И в этот самый момент «сверху» спускается команда – навести порядок в архиве. Неподготовленного человека среднестатистический коммерческий архив может повергнуть в легкий шок: за что хвататься?

Начнем с систематизации

Для начала нужно выяснить, есть ли в компании положения об архиве и экспертной комиссии. Если их нет, типовые образцы можно найти в интернете. Пока вы не знаете специфики работы архива организации, доработать эти положения не получится. Поэтому для начала их можно принять в типовом виде.

К «разбору завалов» будь готов!

• Перед тем как приступить к «разбору завалов», попросите выделить вам рабочий халат, иначе к концу рабочего дня вас будет не узнать. Халат лучше выбрать темного цвета.
• Если архив в очень запущенном состоянии, возможно, вам потребуются респиратор и перчатки.
• Бумага сильно сушит руки, поэтому стоит позаботиться и о хорошем креме для рук.

Теперь можно начинать систематизацию. Если есть описи – это уже хорошо. Но часто оказывается, что они устарели. В промежутке между уходом предыдущего заведующего архивом и приемом на работу нового проходит какое-то время, когда перемещение дел происходит произвольным образом, а новые поступления не учитываются. Описи необходимо пересмотреть и сопоставить с имеющимися в архиве документами. Если хотя бы часть совпадет, вы облегчите себе работу, а ее предстоит очень много. Но, как показывает практика, на такое везение особенно рассчитывать не приходится. Чаще выясняется, что вся информация об архиве не оформлена на бумажных носителях.

Всем полкам и коробам присваиваются порядковые номера, т.е. без учета специфики хранившихся там документов. Короба нумеруются отдельно, полки – отдельно. Делать это проще с помощью клеящихся бумажек, на которых пишутся номера. Даже если нумерация уже существует, лучше ввести свою, особенно если прежние номера имеют индексы.

Разберемся со сроками хранения и составим опись дел

Затем наступает пора самой сложной работы – составления описи хранящихся дел. Сначала готовится черновая опись, которая послужит информационной базой для систематизации архива, а потом превратится в электронный справочный аппарат к архиву.

Каждое дело нужно просмотреть на предмет сохраняемых документов и сроков их хранения, определить, к какому подразделению оно относится, когда было создано. На корешок каждой папки или на первую обложку скоросшивателей нужно наклеить этикетку с номером. Номера также присваиваются поточно, без учета вопросов, подразделений, в которых эти дела составлялись, места хранения и других особенностей. На короба, в которых хранятся дела, наносится информация о начальных и конечных номерах сохраняемых в ней дел. Делать отметку о делах, хранимых на полках, необходимо только в том случае, если дела стоят в два ряда. Чтобы различить дела, хранящиеся на полках и в коробах, можно к номеру добавить индексы «п» и «к» соответственно.

Опись дел

Опись дел лучше подготовить с использованием программы MS Excel, подключив функцию фильтра, – это облегчит подготовку выборки документов по подразделениям.

Срок хранения документов определяется по перечню документов. Если у вас есть вышестоящая организация, часто перечни с указанием сроков хранения составляет она, и чтобы определиться со сроками, необходимо пообщаться с руководством архива этой организации. Возможно, установленные ими сроки хранения дел превышают те, которые указаны в типовых перечнях.

Если вышестоящей организации нет, срок хранения документов определяется по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден руководителем Росархива 06.10.2000, в ред. от 2710.2003) и Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182).

Если в одном деле есть документы временного и длительного сроков хранения, то срок хранения дела устанавливается по максимальному значению. Когда такой подход неоправдан, дело подлежит расформированию и разбивается на два или больше дел, затем к номеру дела через дробь присваивают индекс, а в таблицу добавляют дополнительную строку. Дела, образовавшиеся из расформированного дела, хранят рядом в одном коробе или на одной полке.

Обратите внимание

Срок хранения дел определяется по нормативам, которые действовали на момент создания документов. Так, в отношении документов, созданных до 2000 г., будет применяться Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Главархивом 15.08.1988, или предыдущие версии перечня документов, составленного всышестоящей организацией.

Обратите внимание

Если в компании нет оригинала документа, а только его копия, то ей присваивается срок хранения оригинала. Обычно это относится к документам юридического и финансового департамента. Поэтому после того, как архив будет описан, нужно проверить документы на предмет соотношения копий с оригиналами. Для упрощения работы, даже если можно установить дату изготовления копии, в описи проставляется год выпуска оригинала. Копиям, оригинал которых не был обнаружен, присваивается срок хранения оригинала.

Все ненужное – уничтожить

Далее необходимо решить вопрос о списании документов, срок хранения которых истек. Изначально это должно быть согласовано с руководством компании. Если руководство компании придерживается мнения, что уничтожать ничего не нужно, данный этап можно пропустить. Если вопрос о списании документации решен руководством положительно, предстоит работа с руководителями подразделений. Как правило, начальники отделов не хотят заниматься списанием, потому, что это дополнительная работа, а также из страха, что что-то может понадобиться в будущем.

Для списания документов нужно сформировать экспертную комиссию в составе не менее трех человек. Вопрос о списании документов рассматривается на заседании экспертной комиссии. Результаты работы комиссии оформляют в виде протокола.

Важно!

Помните, что срок хранения документов – это не тот срок, после истечения которого дело должно быть уничтожено, а срок, после истечения которого можно начать рассмотрение вопроса об уничтожении документов.

Решение о списании документов может приниматься только генеральным директором. Оно оформляется актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

После уничтожения документов не забудьте сделать отметку об удаленных делах в описи или просто перенести их в другую опись.

Сейчас, когда в архиве стало свободнее, можно расставить все дела по тематике и в хронологическом порядке, не забывая при этом внести изменения в опись и на короба.

Дела постоянного и длительного срока хранения хранят раздельно. Если ваша компания передает документы на аутсорсинг, выгоднее всего передавать именно эти дела, т.к. они реже требуются в работе, и компания может сэкономить на доставке документов.

После этого необходимо систематизировать записи в описи в соответствии с порядком хранения документов в архиве. Можно перенести дела по каждому подразделению или дела, хранящиеся в разных местах, на отдельные листы, а можно продолжать работу в одной таблице. Если в компании есть система электронного документооборота, можно начать заносить в нее информацию. На этом же этапе разрабатывается индексация дел в соответствии с тематикой и местом хранения. Поточные номера на делах заменяют на новую индексацию. Теперь эта опись станет вашей электронной информационной базой, облегчающей поиск документов в архиве.

В случае необходимости в архиве устанавливают указатели с наименованиями подразделений или годов.

Осталось оформить документы

Сотрудники архива должны вести следующие учетные документы:

• Книга учета поступления и выбытия документов;
• описи дел (отдельно постоянного, временного сроков хранения и по личному составу);
• реестр описей и др.

Полный перечень необходимых учетных документов и их образцы можно найти в Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) и Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19, в ред. от 16.02.2009).

Работа с документами архива

• Так как дела в архивах организации должны храниться не прошитыми, а собранными в скоросшиватели и папки, выдавать все дело целиком, как это практикуется в государственных архивах, не следует. Сотруднику удобнее выдавать отдельный документ, а на его место вкладывать лист-заместитель или выдавать копию запрашиваемого документа.
• Необходимо вести учет выданных документов. Это нужно делать таким образом, чтобы сотрудник своей подписью мог засвидетельствовать изъятие документа из дела.
• Хорошо, если удастся организовать место для работы с архивными документами на территории архива и не выносить документы из помещения.

В наш век интернет-записей и технологий, вопрос "куда делась та маленькая голубенькая бумажка?!", казалось бы, уже не должен никого волновать в принципе. Однако это не так. Теперь различные кусочки бумаги чаще всего имеют статус прекрасного воспоминания, которое очень хочется сохранить навеки. Это могут быть корочки от билетов в дальние страны, приглашение в театр или просто милая записочка, которую вам кто-то когда-то оставил на столе. Со временем количество подобных бумажных "залежей" растет и растет, незаметно превращая помещение в склад. А что уж говорить о людях, которые любят писать соообщения на стикерах, развешивая их то тут, то там... Мы нашли восемь идей для хранения бумаг, позволяющих не потерять ни одного важного документа и одновременно организовать пространство в помещении.

1. Папка

Папка для бумаг – это первое что приходит в голову при мыслях об их хранении, особенно если большую часть составляют бумаги рабочего характера. Папка удобна тем, что позволяет расположить бумаги в определенном порядке и по классификации, кроме того, вы можете хранить в ней бумаги разного размера.

Папки могут быть выполены в самом различном цвете и дизайне, поэтому легко впишутся в пространство любого рабочего стола. Кроме того, они очень вместительны и не занимают много места, поэтому станут отличным решением, если у вас много бумаг, но развернуться с ними совершенно негде.

2. Корзина

Корзина для бумаг является очень практичным, а также многовариантным решением. В зависимости от того, где вы намереваетесь ее расположить, меняется и ее внешний дизайн. Если бумаги должны быть всегда под рукой, лучше остановить выбор на прозрачной корзине: так вы будете видеть, что и где лежит.

Если вы просто хотите убрать бумажки с глаз долой, но выбросить их не поднимается рука, можно купить корзину с более плотным плетением, по цвету гармонирующую с интерьером. Ее можно поставить на шкаф или под стол, но советуем вам надписывать ее, что потом не забыть, что вы туда поместили.

3. Держатель для бумаг

Держатель для бумаг пригодится для хранения памятных бумажных вещиц, а также для бумажек с нужными телефонами или записок-подсказок.

Держатель может быть выполнен как в лаконичном, так и в затейливом духе, поэтому станет прекрасным элементом декора для комнаты.

4. Коробки

Если у вас действительно много бумаг и все они абсолютно разного свойства, правильным решением будет хранить их в коробках, разместив по тематике или по размеру. Разумеется, коробки не должны быть отголоском покупок бытовой техники – выбирайте яркие и нестандартные модели, которые дополнят стиль интерьера.

Коробки также лучше надписывать, кто знает, вдруг вам захочется перечитать их содержимое?

5. Доска-органайзер

Идеальное решение для тех, кто проводит много времени за рабочим столом, поэтому постоянно озабочен поиском затерявшегося стикера или нужного чека.

Доска-органайзер можеть быть выполнена в самых различных вариациях, начиная от рамки, к которой кнопками крепятся записочки и заканчивая многофункциональными ящичками и магнитной доской. Тут все зависит от того, что является более удобным лично для вас.

6. Мини-комод

Мини-комодик является очень изящным решением для хранения, а декорировать его вы сможете по своему вкусу: для этого лишь стоит приобрести деревянную заготовку в Икее, ну или попросить какого-нибудь знакомого смастерить ее лично для вас.

Выдвижные ящички в таком комоде очень функциональны и идеально подходят для хранения самых маленьких бумажек, которые сразу теряются навеки вечные. Теперь этого больше не будет! Если вам нравится лаконичный деревянный вариант подобного комодика, то он также будет весьма уместен, особенно в минималистичных интерьерах.

7. Почтовый ящик

Очень оригинальное решение, идеально подходящее для хранения писем и открыток. Впрочем, вы можете прятать туда и милые записочки, которые бы хотели скрыть от посторонних глаз, но ни в коем случае не потерять!

Ящик лучше всего размещать на стене или на двери, и выбирать яркие цветовые вариации: таким образом, каждый взгляд, брошенный на него, будет улучшать вам настроение. Кроме того, в ящике можно оставлять послания для домашних – главное только не забывать его проверять, а то вдруг кто-нибудь уже третий день ждет письменного ответа на вопрос, куда подевались его носки. Ну а в день Святого Валентина вы сможете использовать почтовый ящик по прямому назначению!

8. Карман-конверт

Практичное решение для хранения бумаг, позволяющее экономить пространство. Подобные кармашки можно разместить сбоку стола, на кухне или в прихожей и хранить там бумаги, разделив их по тематике.

Например, в конверте на кухне можно держать чеки на продукты и записочки с пожеланиями что-то купить, в комнатном конверте это могут быть стикеры с номерами телефонов, а в прихожей бумажки, неожиданно найденные на полу. Хотя... после наших идей такое вряд ли случится, правда?

Надеемся, что да. И теперь ваши бумаги всегда будут в идеальном порядке!

Фото: ideas.vdolevke.ru, babyblog.ru, design-remont.info, wordofdecor.com, decorwind.ru