Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках.
В состав информационно-справочных документов входят акты, справки, докладные записки, служебные письмам др. Эти документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действий. Перечень основных видов документов этого вида приведен ниже в п. 5.3.1. Служебные письма как наиболее распространенный вид информационно-справочной документации выделены отдельным пунктом (см. п. 5.3.2).
1. Информационно-справочные документы
Вот их перечень: протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление, представление, переписка (служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение), акт, справка, сводка, заключение, перечень и др.
Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.
Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов) на бланках организации, и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату заседания, номер, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления.
Заголовок к тексту протокола - это название протоколируемого мероприятия (совещание, собрание, заседание).
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются председатель, секретарь, должностные лица, входящие в состав коллегиального органа, приглашенные, повестка дня. На заседаниях (собраниях) коллегиальных органов нередко присутствует большое количество участников. В этом случае составляется отдельный список присутствовавших на собрании, прилагаемый к протоколу.
Разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют важное значение, так как непосредственно влияют на юридическую силу принимаемых решений, оформляемых протоколом. В данных разделах отражается наличие кворума собрания (минимального количества членов коллегиального органа, необходимого для проведения работы собрания, заседания, совещания).
В разделе «Повестка дня» перечисляются и нумеруются рассматриваемые на совещании вопросы.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ. Каждый вопрос «Повестки дня» рассматривается и оформляется отдельно по вышеуказанной схеме. Протокол подписывается председателем и секретарем.
Наряду с полной протоколы могут иметь сокращенную и краткую формы. В сокращенных протоколах после списка присутствующих (приглашенных) указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается название доклада. Последняя строка названия доклада (пункт повестки дня) подчеркивается, и под чертой (в скобках) печатают фамилии выступающих в порядке их выступлений. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением.
В протоколе краткой формы указываются только рассмотренные вопросы, фамилии участвовавших в обсуждении и принятые решения.
В практике делопроизводства часто приходится делать выписки из протоколов. Из содержательной части протокола берутся только те элементы текста, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.
Докладная записка - адресованный руководителю документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, отражающего производственную деятельность организации, с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги.
Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.
Объяснительная записка - документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка оформляется рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий суть обращения работника.
Заявления оформляются лично работником, как правило, от руки в произвольной форме (возможен вариант трафаретного бланка заявления, разработанный организацией). Заявление содержит следующие реквизиты: наименование вида документа, должность, Ф.И.О. руководителя предприятия, текст, дату, подпись работника и ее расшифровку, визы, резолюции, отметку об исполнении и направлении его в дело.
Заявления оформляются при приеме на работу, увольнении, предоставлении очередных трудовых или дополнительных отпусков, с просьбой об оказании материальной помощи и т. д. Как правило, подается на имя первого руководителя для принятия решения. Заявление с резолюцией является основанием для издания распорядительного документа (приказа, распоряжения и т. п.). Сложившаяся практика (и особенно судебная) показывает, что, например, заявления об увольнении надо составлять в двух экземплярах: один отдается администрации, а второй с датой подачи заявления и подписью должностного лица (секретаря директора, инспектора отдела кадров, непосредственного начальника) остается на руках у подавшего заявление об увольнении.
Телеграмма (телетайпограмма) - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по телеграфной сети общего пользования. Телеграммы составляют в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Телеграммы составляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия - на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах: первый направляется на телетайп (телеграф), второй - подшивается в дело. Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем организации и заверяется печатью.
РОСТОВ-ДОН ЦЕНТР
ПОСТАВКА ИЗДЕЛИЙ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ ОТСУТСТВИЯ КОМПЛЕКТУЮЩИХ ТЧК ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ ДЕСЯТЬ ДНЕЙ НАЧАЛЬНИК ОТК Петров
Москва, Новоцентральная, 50
Начальник ОТК (личная подпись) И.О. Фамилия
Телеграмма содержит следующие реквизиты: наименование организации, указание категории телеграммы, отметку о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, условный или полный текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, дату регистрации, адрес и наименование отправителя (под чертой).
Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс - это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) - аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи.
Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование организации, вид документа, дату, номер, место составления, адресат, текст, подпись, отметку о времени передачи и приема и указание должностей, фамилий и инициалов лиц, принявших и передавших телефонограмму.
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Адресат:
Должность
И.О. Фамилия
ТЕЛЕФОНОГРАММА 00.00.0000 № 00
Заголовок к тексту
ТЕКСТ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ Должность (подпись) И.О. Фамилия
Передала: секретарь Ф.И.О. Приняла: секретарь Ф.И.О.
тел. 000 00 00 тел. 000 00 00
Время передачи: 00 час. 00 мин. Время приема: 00 час. 00 мин.
Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия или непосредственным исполнителем. Текст телефонограммы не должен содержать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, в ней указывается список учреждений-адресатов и номеров телефонов.
Акт - документ, составленный несколькими лицами (комиссией) для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Разновидности актов определяются их содержанием и назначением: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов), обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности), испытаний (образцов, систем, технологий), приема-сдачи (материальных ценностей, документов), приема-передачи (дел), ревизии, инвентаризации, расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т. д.
Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально назначаемыми, состав которых утверждается рас- поря-дительным документом руководителя организации. Однако возможно составление акта одним, специально уполномоченным на то лицом (ревизор, инспектор).
Текст акта, как правило, состоит из вводной и констатирующей частей.
Вводная часть строится по схеме: основание - составлен комиссией в составе - присутствовали.
Если акт составлен комиссией, то вместо слова «присутствовали» указывают председателя комиссии, затем членов комиссии, их должности, инициалы и фамилии. Фамилии членов комиссии указывают в алфавитном порядке, нумеруют арабскими цифрами и пишут через 1,5 интервала.
В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, указываются документы, на основании которых работа проводилась, фиксируются установленные факты. В случае необходимости в этой части делают выводы и предложения по установленным фактам.
Акты готовятся по результатам ревизий при приеме-передаче дел, проведении испытаний новых изделий и образцов, приеме объектов в эксплуатацию, сдаче документов на уничтожение и т. д. В некоторых случаях акты подлежат утверждению, в том числе и вышестоящими организациями. Реквизит «УТВЕРЖДАЮ» находится в правом верхнем углу, на свободном месте.
Лицо, имеющее замечания по содержанию акта, подписывает его с указанием о своем несогласии и излагает свое мнение на отдельном листе-приложении. Небольшое по объему замечание можно поместить ниже подписей лиц, составивших акт.
В том случае, если выводы и предложения в акте излагаются в распорядительной форме, с указанием сроков исполнения предписываемых действий, акт представляется руководителю для визирования.
Акт является основанием для издания администрацией предприятия соответствующих распорядительных документов.
После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием лиц, упомянутых в акте, под расписку.
Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.
Основные реквизиты акта: реквизиты бланка организации; название вида документа; дата; заголовок к тексту; гриф утверждения (при необходимости); текст; отметка о наличии приложения (если оно имеется); подпись председателя и членов комиссии; отметка о визировании присутствовавших; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Как правило, акт составляют в трех экземплярах: первый направляется в вышестоящие организации, второй - руководителю организации, а третий подшивается в дело.
Справки отражают основную (производственную) деятельность организации. Они могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.
Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, предложений, замечаний и т. п.).
Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.
Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов в определенном порядке.
Справки
Справка — это документ информационного характера, подтверждающий и описывающий те или иные факты, события.
Справки бывают двух видов: Справка-подтверждение удостоверяет юридический факт и выдается гражданам и учреждениям (чаще личного характера). Эти справки требуют заверения печатью; Справка информационного характера содержит описание событий и фактов. Они составляются по запросу или указанию вышестоящих должностных лиц и организаций.
Справка, направляемая за пределы предприятия, оформляется на общем бланке предприятия и
содержит следующие реквизиты
:
Дата документа (11); Место составления документа (14); Адресат (16); Текст (21); Подпись (23). Если справка содержит несколько вопросов, то текст разделяют на разделы по числу рассматриваемых вопросов. Текст справки может содержать таблицы, иметь приложения.
Внутренняя справка (т. е. справка, направляемая в другие подразделения одного предприятия) оформляется на внутреннем бланке или на чистом листе, который содержит основные реквизиты бланка с указанием наименования структурного подразделения.
Приведем пример внутренней справки.
О расходах на почтовые отправления
В декабре 2009 года экспедиционной службой было отправлено 124 заказных письма на сумму 314 (триста четырнадцать) грн.
Справка личного характера (о подтверждении места работы, учебы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т. п.) оформляется на бланке или с проставлением штампа предприятия на чистом листе. Такая справка имеет некоторые отличия в составе реквизитов от справки информационного характера, а именно: отсутствие заголовка к тексту, обязательное заверение подписи печатью. Вместо реквизита «Адресат» в конце текста указывается наименование организации, в которую предоставляется справка. Такие справки, как правило, начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором даются сведения.
В связи с тем, что тексты справок личного характера, как правило, типовые, могут применяться трафаретные бланки, изготовленные печатным способом, где заполняются лишь отдельные реквизиты. Приведем пример справки, оформленной на трафаретном бланке с проставлением штампа предприятия.
6.2. Служебные записки
Служебные записки - обобщающее название адресованных руководству письменных пояснений, уведомлений и обобщений, в которых описываются определенные факты или события, а также вносятся предложения, вытекающие из изложенных фактов или событий и их анализа.
При составлении служебной записки указывается точное название документа -
докладная, пояснительная или аналитическая записка.
Докладная записка - это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладные записки бывают информационными, инициативными и отчетными. Докладная записка составляется как по инициативе ее автора, так и по указанию руководителя. Цель докладной записки - информировать руководителя об имевшем место факте, о ходе выполняемой работы, сложившейся ситуации и т. п. и побудить принять определенное решение. Из этого следует, что текст докладной записки имеет две части: в первой (констатирующей или описательной) излагаются факты, имевшие место, или сложившаяся ситуация, во второй - выводы, предложения или просьба. В зависимости от адресата докладные записки, как и справки, могут быть внутренними, т. е. направляемыми руководителю структурного подразделения или руководителю предприятия, и внешними, которые адресуют в другие инстанции (вышестоящие организации собственной системы - министерство, ведомство и т. п. - или местные органы власти).
Внутренняя докладная записка составляется на чистом листе бумаги. Она содержит следующие реквизиты:
Название вида документа (10); Дата документа (11); Регистрационный индекс документа (12); Адресат (16); Заголовок к тексту (19); Текст документа (21); Подпись (23).
Внешняя докладная записка имеет те же реквизиты, что и внутренняя, но оформляется на общем бланке предприятия и подписывается руководителем предприятия.
Приведем пример составления докладной записки. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
19.01.2010
О проверке состояния бухучета
По вашему распоряжению была проведена проверка состояния бухгалтерского учета в филиале № 1.
В результате проверки установлено следующее: 1. Приходные и расходные документы сдаются в бухгалтерию с опозданием. 2. При проверке фактического наличия материала у кладовщика Попова И. М. установлена недостача материалов на сумму 298 грн. Бухгалтер филиала № 1 имеет все условия для правильной постановки учета. Необходимо предложить бухгалтеру Остапенко В. В. ликвидировать недостатки в учете. Пояснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (проекта, плана, отчета) или объясняющий причины каких-либо событий, фактов, действий работников и составляемый по требованию руководства.
К первой группе относятся записки, которые являются приложением к основному документу, дополняют и поясняют его. Обычно они составляются к проекту или отчету (например, «Пояснительная записка к годовому отчету за 2009 год»). Оформляются такие пояснительные записки на общих бланках. Они имеют те же реквизиты, что и докладные записки. Вторую группу составляют записки, в которых отдельные работники объясняют свои действия, поступки или сложившуюся ситуацию, например в связи с невыполнением задания или нарушением дисциплины. Такие записки, как правило, пишут по требованию администрации. Как и внутренние докладные записки, они пишутся на чистых листах бумаги, имеют те же реквизиты и подписываются их составителями. Приведем пример составления пояснительной записки (см. с. 59).
Архив
№ 4
в филиале № 1
Директору
Якименко С. М.
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Об аварии в архиве завода
В результате разрыва трубопровода холодной воды, случившегося в воскресенье 27.12.2009 около 14 часов, было залито водой архивохранилище Д заводского архива, в котором находились дела временного хранения. Авария произошла из-за плохого состояния водопроводных труб, на которых были установлены хомуты. Благодаря оперативным действиям дежурного Металлова М. А. своевременно были приняты меры по устранению аварии и ликвидации ее последствий. Однако до 30 % дел, находившихся в этом хранилище, намокло или отсырело.
Для спасения документов были предприняты следующие действия:
Перебраны все дела и отобраны поврежденные документы;
Выделены к уничтожению дела, по которым истек срок хранения;
Просушены документы, по которым срок хранения не истек;
Остальные дела и документы вынесены в другое специально выделенное помещение.
В результате принятых мер утраченных документов нет.
Приложения: 1. Акт об аварии от 27.12.2009 № 3 на 2 л. в 1 экз.
2. Акт об уничтожении поврежденных документов от 28.12.2009 № 12 на 3 л. в 1 экз.
|
Заведующая архивом | Резникова | Т. А. Резникова |
Аналитические записки - письменные обобщения, которые составляются по требованию руководства или по собственной инициативе и содержат систематизированные (сгруппированные, классифицированные и обобщенные) данные о событиях и процессах с изложением тенденций развития ситуации и предложений по принятию управленческих решений, которые следуют из приведенного анализа.
Аналитические записки имеют те же реквизиты, что и прочие служебные записки.
6.3. Акты
Акт - документ, составленный одним или несколькими лицами и подтверждающий некие установленные факты и события. Его составляют в присутствии свидетелей или на основании обследования.
Как правило, акты составляются комиссиями, назначаемыми приказом руководителя предприятия или вышестоящего органа. Комиссии могут создаваться и как постоянно действующие - ревизионные, экспертные и др. В определенных случаях акт может быть составлен с привлечением представителей сторонних предприятий. Акты могут иметь различное назначение - служить первично-учетной документацией (например, акт приема материалов, акт на списание основных средств, акт на списание бланков трудовых книжек, акт принятия выполненных подрядных работ, акт об использовании рационализаторских предложений и др.), являться организационно-распорядительными документами (например, акт ликвидации предприятия) или составляться в зависимости от характера событий: при смене руководства, несчастном случае, аварии и др. Составлению акта обычно предшествует изучение членами комиссии сути вопроса, действующих нормативных документов, которые регулируют рассматриваемый вопрос, и детальная проверка фактов. В акте должны отражаться только те факты, которые прямо установлены лицами, подписывающими этот акт. Если позволяет ситуация, допускается ведение черновых записей. В этом случае подготовленный акт представляется на подпись вместе с черновыми материалами, которые предварительно завизировали все члены комиссии и заинтересованные лица. Вне зависимости от вида все акты составляются по единой схеме. Для многих актируемых повторяющихся ситуаций существуют унифицированные трафаретные формы. Например, унифицированные формы актов, составляемых архивными подразделениями предприятий при проверке наличия и состояния дел, при выделении дел к уничтожению, при приеме-передаче дел на государственное хранение и др.
Название вида документа (10);
Дата документа (11);
Регистрационный индекс документа (12);
Место составления или издания документа (14);
Гриф утверждения документа (17);
Заголовок к тексту документа (19);
Текст документа (21);
Отметка о наличии приложений (22);
Подписи (23).
Оформляется акт на общем бланке предприятия. Целесообразно использовать угловой бланк (с угловым расположением реквизитов), если акт подлежит утверждению.
Дата и место составления, проставляемые в акте, должны соответствовать дате и месту актируемого события.
Заголовок в краткой форме должен отражать содержание актируемого события. Формулируется заголовок с помощью отглагольного существительного с предлогом «О» («Об») или без него. Например: « О проверке...» , « О списании...» , « Об уничтожении...» или « Установление производительности автоматической линии...»
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части
указываются название, номер и дата распорядительного документа, на основании которого актируется событие, указываются должности, фамилии и инициалы (в именительном падеже) лиц, участвующих в составлении акта, а также могут быть указаны присутствующие лица.
Вводная часть начинается со слова «Основание»
, которое печатается ниже заголовка на 2 - 3 интервала без отступа от левого поля. После слова «
Основание»
ставится двоеточие и указываются название организационно-распорядительного документа в именительном падеже (приказ, решение, положение, правила и др.), его дата, регистрационный номер и заголовок.
Основание: приказ директора завода от 03.12.2009 № 112 «О реконструкции опытно-экспериментального участка».
С новой строки без отступа от левого поля печатается слово «Составлен»
и приводятся должности, фамилии и инициалы составителей акта либо приводится состав комиссии (при этом первым указывают председателя комиссии).
Следует обратить внимание, что, если акт составлен постоянно действующей комиссией, созданной по приказу руководителя (например, экспертной комиссией по определению ценности документов) или по решению коллегиального органа (например, ревизионной комиссией акционерного общества), должности председателя и членов комиссии в акте не указывают. Должности присутствующих (свидетелей составления акта) следует указывать обязательно. В числе присутствующих могут быть: лица, работа которых проверяется; должностные лица предприятия; специалисты данного предприятия или приглашенные; представители профкома или другой общественной организации; свидетели события и др. Если в составлении акта принимают участие представители других предприятий, то в название должности включают и наименование предприятия. Фамилии членов комиссии и присутствующих указываются в алфавитном порядке.
Составлен комиссией в составе:
Председатель - Новый М. Н.
Члены комиссии: Воинов К. Л.
Субботин М. И.
Якушев В. А.
Присутствовали: главный инженер ОАО «Турбоатом» Савченко Т. Т.
В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проделанной комиссией работы, указываются документы, в соответствии с которыми проводилась работа, фиксируются установленные факты. Сведения могут быть представлены в виде таблицы. В случае необходимости формулируются выводы и даются рекомендации.
Количество экземпляров акта определяется соответствующими нормативными документами или тем, какой круг предприятий или лиц заинтересован в нем. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают после текста перед подписями, печатают с новой строки без отступа от левого поля.
Составлен в 3-х экземплярах:
1-й экземпляр - в бухгалтерию;
2-й экземпляр - в отдел главного механика;
3-й экземпляр - в дело № 08-25.
Акт подписывается всеми лицами, участвовавшими в его составлении, в том числе и приглашенными. При подписании должности перед фамилиями не указываются.
При наличии особого мнения у составителей акта или присутствующих его излагают ниже подписей на первом экземпляре акта или на отдельном листе. В последнем случае в акте рядом с подписью делается отметка: «с учетом особого мнения (прилагается)»
.
Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт об инвентаризации утверждается руководителем предприятия. Утверждение оформляется грифом в соответствии с ДСТУ 4163
(см. с. 14).
Приведем образец формы акта (см. с. 62).
6.4. Служебные письма
Служебные письма являются одним из наиболее распространенных видов документов и служат средством общения - установления служебных контактов, обмена информацией между предприятиями. Путем переписки ведутся переговоры, согласуются вопросы, выясняются отношения между партнерами, излагаются претензии и т. п. Деловая переписка предусматривает связь между юридическими лицами или между юридическими и физическими лицами, которые могут быть как отправителями, так и получателями корреспонденции.
По функциональному признаку служебные письма делятся на такие, которые требуют ответа, и такие, которые его не требуют.
К письмам, которые требуют ответа (инициативные письма) , относятся: письма-просьбы, письма-обращения, письма-запросы, письма-предложения, письма-требования.
Ответные письма по своему содержанию зависят от инициативных писем, поскольку тема их текста уже задана и остается изложить запрашиваемые сведения или характер решения вопроса, поставленного в инициативном письме: принятие или отказ от предложения, выполнение просьбы. Ответ должен быть изложен в конкретной форме: все ли просьбы могут быть выполнены и в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть аргументированным. На таких письмах исполнитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает.
Среди писем, которые не требуют ответа (циркулярные письма)
, можно назвать письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-уведомления, письма-предупреждения, письма-отказы, сопроводительные письма, гарантийные письма, информационные письма.
Сопроводительное письмо - документ, который информирует адресата об отправке ему документов, прилагаемых к письму. Такое письмо составляется в случае, когда необходимо пояснить или дополнить документы, которые прилагаются: указать срок исполнения, пояснить причину задержки, пояснить сложные моменты и т. п. Начинаются письма этой разновидности словами: « Высылаем» , «Направляем» , «Возвращаем» , «Прилагаем» , далее указываются заголовки и реквизиты (дата и номер) документа, который высылается.
Гарантийное письмо - документ, который обеспечивает выполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведение исследований и т. п.).
Письмо-напоминание содержит указания на приближение или окончание срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом: « Напоминаем» .
Письма-приглашения направляются адресату с предложением принять участие в мероприятиях, которые проводятся. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В этих документах раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.
Письмо-уведомление по своему стилю приближено к письму-приглашению и информационному письму. Составляется для конкретного адресата и, как правило, является ответом на запрос. Начинается со слов: « Уведомляем» , « Сообщаем» , « Доводим до Вашего сведения» и т. п., далее излагаются факты, которые являются целью уведомления.
Письмо-подтверждение содержит уведомление о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли), о том, что предварительный документ остается в силе, и т. п. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность писем словом:
«Подтверждаем»
.
Служебные письма пишут на специальных бланках, которые так и называются: угловой бланк письма предприятия (см. с. 19) и продольный бланк письма предприятия (см. с. 20) в зависимости от размещения реквизитов и границ зон на бланке, или оформляют на чистом листе бумаги. В последнем случае оставляют место вверху слева для оттиска углового штампа отправителя. В зависимости от объема текста используют листы или бланки формата А4 или А5.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов предприятия
содержит реквизиты
:
Изображение Государственного герба Украины, герба Автономной Республики Крым (01); Изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) (02); Изображение наград (03); Код организации (04); Наименование вышестоящей организации (06); Наименование организации (07); Наименование структурного подразделения (08); Справочные данные об организации (09). Кроме того, на бланке письма рекомендуется размещать ограничительные отметки для реквизитов: «Дата документа» (11), «Регистрационный индекс документа» (12), «Ссылка на регистрационный индекс и дату документа» (13), «Адресат» (16), «Резолюция» (18), «Заголовок к тексту документа» (19), «Отметка о контроле» (20), «Текст документа» (21). Реквизиты (01) - (09) печатаются типографским способом. ДСТУ 4163
разрешено изготавливать бланки с помощью компьютерной техники.
Служебное письмо является единственным документом, на котором не ставится реквизит «Название вида документа (10)»
, т. е. слово «Письмо».
Реквизиты служебного письма:
Дата документа (11); Регистрационный индекс документа (12); Гриф ограничения доступа к документу (15) (при необходимости); Адресат (16); Резолюция (18); Заголовок к тексту документа (19); Отметка о контроле (20); Текст документа (21); Отметка о наличии приложений (22) (при необходимости); Подпись (23); Визы документа (25) (оформляются на экземпляре письма, остающемся у отправителя); Оттиск печати (26) (при необходимости); Фамилия исполнителя и номер его телефона (28); Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (29) (проставляется от руки после исполнения документа); Отметка о наличии документа в электронной форме (30); Отметка о поступлении документа в организацию (31) (проставляется адресатом в день поступления документа). Остановимся на особенностях оформления некоторых реквизитов.
Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (реквизит 13) имеется только на бланке для писем. В письмах-ответах регистрационный индекс и дата входящего письма должны быть проставлены обязательно в специально отведенном для этого месте . Ссылочная дата и номер переписываются составителем ответа из инициативного письма цифровым способом и должны иметь следующий вид: « На № 05-14/122 от 28.12.2009».
Такая запись позволяет при получении письма-ответа быстро найти копию письма-запроса.
Этот реквизит не следует повторять в тексте . Фраза: « На Ваш № ____ от ______ сообщаем следующее...» - является лишней.
Текст письма должен четко отражать причину и цель его написания, раскрывать суть дела, содержать убедительные аргументы. Все аспекты рассматриваемого вопроса необходимо излагать сжато, но в достаточной мере полно. Изложение текста письма должно быть лаконичным, логически последовательным и корректным. Не менее важным для текста письма является соответствие литературным нормам.
Письмо, как правило, должно быть посвящено одному вопросу
, поскольку это значительно упрощает и ускоряет все операции по обработке, поиску, исполнению и хранению документа. Несколько вопросов в одном письме можно затрагивать тогда, когда они взаимосвязаны.
В служебной переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа
(просим, уведомляем, направляем, напоминаем и т. п.), так как должностное лицо, которое подписывает письмо, выступает от имени предприятия (учреждения, организации). Форма изложения текста от первого лица единственного числа (прошу, уведомляю, направляю, напоминаю и т. п.) возможна в случаях, если письмо оформляют на бланке должностного лица или если письмо содержит персональное обращение к адресату.
Вступление должно содержать изложение причин или непосредственного повода, обусловивших появление письма. Также во вступительной части могут приводиться ссылки на нормативные или инструктивные документы. Часто вступлением служит ссылка на решение вышестоящего органа.
Например:
«В соответствии с решением наблюдательного совета правление ОАО «Монолит» информирует заинтересованные предприятия о...»
«С целью выполнения распоряжения...»
В доказательной части приводятся факты, цифровые данные, ссылки на нормативные акты, излагается история вопроса, которые должны побудить адресата к рассмотрению высказанной просьбы (предложения) и принятию определенного решения.
Вывод (его также называют основной частью письма) является главным логическим элементом письма, в котором излагаются суть вопроса, основная цель в форме просьбы, предложения, гарантии, согласия или отказа и др.
Например:
«Учитывая вышеизложенное, считаем Ваши обвинения безосновательными и просим отозвать претензию».
В письме могут быть выражены и такие аспекты: ожидаемый результат и готовность к дальнейшему сотрудничеству.
Например:
«Думаем, что этот проект Вас заинтересует»
«Надеемся, что наше дальнейшее сотрудничество будет таким же плодотворным и взаимовыгодным».
В заключительной части письма перед реквизитом «Подпись» могут присутствовать слова: «С уважением».
Письма, направляемые зарубежным адресатам, целесообразно оформлять на двуязычных бланках, дополнительно используя язык страны-адресата или один из языков международного общения.
Унификация процесса оформления писем позволяет:
Организовать централизованное изготовление бланков для писем;
Сократить трудозатраты на составление и оформление писем;
Ускорить обработку корреспонденции;
Облегчить визуальный поиск нужной информации;
Применить оргтехнику.
Приведем пример составленного и обработанного письма.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Подобные документы
Характеристика группы справочно-информационных документов (определение, виды документов, правила оформления). Отличия в оформлении общего бланка и бланка для письма. Требования к текстам организационно-распорядительных документов, порядок их оформления.
контрольная работа , добавлен 26.10.2010
Назначение и состав унифицированной системы документации. Общероссийские унифицированные системы управленческой (организационно-распорядительной) документации. Виды основных классификаторов по кодированию технико-экономической и социальной информации.
реферат , добавлен 15.11.2010
Программа исследования документационного обеспечения управления предприятием. Недостатки и перспективы развития унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Оценка эффективности результата внедрения электронного документооборота.
дипломная работа , добавлен 10.12.2012
Правила оформления документов. Система организационно-распорядительной документации. Требования к бланкам документов. Реквизиты и их предназначение. Единые требования и правила оформления документов управления. Обновление стандарта ГОСТ Р 6.30-97.
контрольная работа , добавлен 27.03.2009
Место нормативно-справочной документации в базе данных автоматизированной системы учета предприятия, ее состав и характеристика. Задачи и порядок проведения автоматизации учета кассовых операций. Составление ведомости использования средств по назначению.
контрольная работа , добавлен 06.07.2009
Организация рабочего места секретаря. Особенности составления письма по вопросам страхования. Подготовка организационно-распорядительных документов к оформлению. Правила оформления реквизитов. Информационно-справочные и распорядительные документы.
контрольная работа , добавлен 07.02.2010
Документирование управленческой деятельности предприятия, разновидности организационно-правовых документов, особенности их языкового и стилевого оформления. Порядок составления и основные требования к оформлению приказов и протоколов на предприятии.
контрольная работа , добавлен 15.06.2009
Докладная записка - документ, адресованный руководителю предприятия (реже - вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями (см. приложение 9).
Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. Докладная записка, адресованная ректору института, проректора, декану (внутренняя), может быть составлена с помощью ПК, машинописным или рукописным способом.
Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.
Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем (автором). Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны ректором института.
Датой докладной записки считается дата ее подписания.
Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет.
Объяснительная записка составляется по производственным вопросам и трудовым правоотношениям (см. приложение 10).
Текст объяснительной записки составляется в произвольной форме, как правило, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям. Объяснительные записки должны иметь дату, указание адреса и подпись составителя.
Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий.
В делопроизводстве предприятия чаще всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Руководство предприятия (СИ МГУК) обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы (статья 40 КЗоТ РФ) (см. приложение 11).
Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланках формата А5, имеющие адресные данные предприятия и трафаретный текст.
Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже. На справке должна обязательно стоять дата ее подписания, подпись и печать. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Составляют подобные справки в одном экземпляре.
Одним из вариантов справки является справка, составляемая по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике (см. приложение 12). Такие справки могут быть внутренними и внешними. Справки, предназначенные для ректора института и не выходящие за его приделы, составляет и подписывает исполнитель (составитель). Справки, составляемые по запросу внешних организаций, должны быть подписаны ректором. Такие справки должны иметь заголовок к тексту, раскрывающей ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке.
Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблице.
Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй - подшивается в дело. При наличии в справки сведений финансового характера она подписывается ректором, главным бухгалтером и заверяется печатью.
Акт - документ, составленный несколькими людьми и подтверждающий факт события (см. приложение 13).
Акты составляются в самых разных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту; акт приема-передачи документов;
акт списания материалов, коммерческий акт и т.д. Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.
Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами института. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации. Во второй части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на основное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.
Акт может иметь заголовок, например, «Акт о недостаче ТНП» или акт приема-передачи документов с грифом «Конфиденциально».
В основной части акта излагаются цели, задачи, существо и сроки проведенной комиссией работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). Текст акта может делиться на пункты, подпункты или иметь табличную форму. После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они направлены.
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение ректора и заверение печатью института.
С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей ставится отметка («С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровка подписей и дата»).
Особую группу образуют акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все исправления и дополнения а акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. (см. приложение 14). В коммерческом
предприятии составляются протоколы заседания совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров и т.п.
Проведению совещания (заседания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение не прошло в пустую, для участников заседания готовится и раздается информационный материал по вопросам, включаемым в повестку дня.
Протокол ведется во время заседания секретарем, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания. Оформление протокола имеет ряд особенностей. Он составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование предприятия. Далее указываются следующие реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола - порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.
В заголовке протокола указывается название коллегиального органа. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть оформляется в следующей последовательности:
Председатель - фамилия и инициалы;
Секретарь - фамилия и инициалы;
Присутствовали - фамилия и инициалы присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилия приглашенных. Если присутствовало более 10, указывается их общее количество.
Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждении. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?». Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
ВЫСТУПАЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступающих и через тире - краткое изложение текста выступления.
Если в ходе выступления или в обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лаконичной форме.
Протокол подписывается председателем и секретарем. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.
Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников института в виде копии самого протокола или выписки, постанавливающей части из него (см. приложение), либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.
Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.
Выписка из протокола . Это копия части документа. В выписки содержится только та часть текста, которая нужна для работы. Констатирующая часть пишется полностью
Реквизиты выписки таковы:
Наименование министерства или ведомства;
Наименование организации;
Наименование вида документа (выписка из протокола);
Дата и регистрационный номер документа (индекс) те же, что и у приказа;
Место составления или издания документа;
Заголовок к тексту.
Одной из наиболее многочисленных групп ОРД является справочно-информационная документация, в состав которой входят служебные письма, телеграммы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, справки, акты, протоколы, сводки и др. документы.
Все эти документы содержат информацию, которая может побуждать администрацию организации к каким-либо действиям, а иногда документы подтверждают факты, события, действия, которые можно лишь принять к сведению.
По средствам служебных писем, телеграмм и телефонограмм осуществляется обмен информацией, делаются предложения, ведется преддоговорное общение, т.е. они соединяют организацию с другими учреждениями, организациями и предприятиями.
Служебные письма
должны быть правильно составлены и оформлены в соответствии с формуляром-образцом, принятым для данной разновидности документа, кроме этого, они должны отвечать всем требованиям этики деловой переписки.Служебные письма в большинстве случаев оформляются на бланках с угловым расположением реквизитов. Реквизиты оформляются в соответствии с правилами ГОСТ Р 6.30-2003.
Различаются письма по своему содержанию. Текст письма должен быть кратким (обычно размер письма не превышает одной страницы), полным (вопрос освещается полностью), точным и объективным. Существуют различные классификации деловых писем. Чаще всего их подразделяют на две группы:
Письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-напоминание, претензионное письмо, письмо-просьба и др.);
Письма, не требующие ответа (письмо-извещение, письмо-подтверждение, циркулярное письмо и др.).
Поэтому каждому виду служебного письма присущи определенные стандартизированные языковые обороты.
Чтобы письмо имело юридическую силу, оно должно иметь дату, регистрационный номер, подпись (подписи), на некоторых видах служебных писем ставится печать организации.
Телеграммы передают в том случае, если необходимо срочно доставить информацию адресату. Документ визируют, подписывают и регистрируют по правилам оформления служебных писем, но все телеграммы обязательно заверяются печатью организации. Оформляют телеграммы на одной стороне листа через два межстрочных интервала. Текст печатают заглавными буквами сокращенно, без абзацев, переноса слов и исправлений.
Телефонограмму передают по телефону. Обычно в них излагается просьба о передаче необходимой информации или приглашение на совещание. Оформляются телефонограммы в одном экземпляре, подписываются руководителем организации или ответственным исполнителем. При передаче (приеме) телефонограммы обязательно фиксируют информацию о передающем и принимающем (фамилию, должность, номер телефона).
Справки содержат описание производственной деятельности организации и подтверждение каких-либо фактов, событий. Основное значение уделяется тексту справки, т.к. часто на основании документа принимаются различные решения. Если справку готовят в вышестоящую организацию, то она оформляется на бланке и подписывается руководителем организации.
Докладная записка - документ, информирующий руководство о фактах с выводами и предложениями. Докладные записки могут быть составлены сотрудниками организации после выполнения ими поручений руководства, как отчет о проделанной работе, как просьба или предложение по результатам сложившейся ситуации. Внешние докладные записки оформляются на бланках и подписываются руководителем организации.
Объяснительные записки в некоторых случаях объясняют содержание отдельных пунктов основных документов или пишутся как объяснения каких-либо фактов, поступков. В этом случае текст документа должен быть очень убедительным. Подписывают объяснительные записки авторы документа.
К информационно-справочным документам относятся акты, которые составляются должностными лицами или комиссиями, как постоянно действующими, так и назначенными приказом руководителя организации. Существует большое количество разновидностей акта: акты списания материальных ценностей, акты приема-передачи дел, акты ликвидации, инвентаризации и т.д. (Приложение 1). Факты, включенные в документ, должны быть точно установлены членами комиссии. Предположения и мнения членов комиссий в акты не включаются.
Акты подписывают все члены комиссии. Некоторые виды актов утверждаются руководителем и заверяются печатью организации. Существуют унифицированные формы актов, например, акт списания основных средств, акт приема-передачи.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол, как правило, ведется во время заседания секретарем или специально назначенным лицом. На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, выверяется и оформляется. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.
Сводка - это документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу. В сводке содержится информация из различных источников по заранее установленным показателям (параметрам), связанным одной темой. Сводка не имеет унифицированной формы, но при ее оформлении придерживаются требований ГОСТ Р 6.30-2003. Текст сводки обычно приводится в табличной форме. Сводка подписывается составителем, а при ее направлении в другую организацию - руководителем или заместителями руководителя.
Остальные виды этой группы документов оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации».
1. Составьте письмо-приглашение выставочного центра «Экспо-Бизнес» в ОАО «Квант» с предложением представить свою продукцию на выставке с 10.05.2004 по 25.05.2004.
2. Составьте гарантийное письмо ЗАО «Кедр» ОАО «Сатурн» об оказании помощи в установке и наладке машин вычислительного центра.
3. Составьте сопроводительное письмо генеральному директору ЗАО «Интерком» г-ну Пахомову Н.Н. с просьбой рассмотреть претензию на полученные (в соответствии с контрактом № 45 от 24.06.2004, по железнодорожной накладной № 341) товары (наименование товара, кол-во), в которых согласно акту экспертизы обнаружены дефекты производственного характера.
4. Напишите докладную записку на имя руководителя ЗАО «Вымпел» о командировании в г. Белгород старшего инженера планово-экономического отдела Добролюбова П.В. с 12.04.2004 сроком на 5 дней для выступления с докладом на семинаре «Совершенствование системы заключения хозяйственных договоров».
5. Составьте акт о списании товароматериальных ценностей на основе приказа Начальника департамента от 15.03.2004 № 77-П «О проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей».
6. Оформите акт об итогах документальной проверки состояния документационного обеспечения ЗАО «КЭНДИ». В акте ревизии укажите следующие недостатки:
В отделе кадров предприятия в личных делах работников отсутствуют необходимые документы (перечислить);
Не ведется книга регистрации приказов по основной деятельности;
На предприятии отсутствует номенклатура дел.
7. Составьте проток заседания инвентаризационной комиссии ОАО «Стилис+», на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу вспомогательных материалов. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 145 тыс. рублей, а также зачитана ведомость по складу и объяснительная записка заведующего складом. Остальные данные укажите самостоятельно.
8. Составьте протокол производственного совещания работников бухгалтерии, которые обсуждали вопрос организации работы в отделе в связи с развитием коммерческой деятельности и приняли решение о необходимости увеличения численности работников бухгалтерии и об оснащении отдела новыми компьютерами.
9. Составьте протокол общего собрания учредителей 000 «Нептун» о ликвидации 000 в связи с угрозой банкротства. Выступающие предложили прекратить деятельность общества путем ликвидации, для этого предложили создать ликвидационную комиссию в количестве __ человек, в составе: _____ и поручить ей в ___ срок в соответствии с уставом общества и действующим законодательством провести ликвидацию общества, предоставить кредиторам 000 ___ срок для заявления своих претензий к обществу; заключенные на 200_ г. договора исполнить до 00.00.00, по остальным - сообщить контрагентам об отказе от договоров и причине отказа и в ___ срок выплатить им компенсацию в связи с условиями договора.
Список литературы
1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991.
2. ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
3. Унификация текстов управленческих документов: Методические рекомендации. - М.: ВНИИДАД, 1998. - 243с.
4. Составление и оформление служебных документов: Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур / Под ред. проф. Т. В. Кузнецовой. - 2-е изд. - М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 1999. - 224 с.
5. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению. - 3-е изд., доп. и перераб. - М.: ПРИОР, 1999. - 144с.
