В любой компании, которая работает не первый год, имеется архив.
Номенклатура дел представляет собой своего рода систематизированный перечень всех дел, которые имеются в организации.
В конце года туда отправляются
- личные дела сотрудников, которые были уволены,
- приказы и распоряжения,
- бухгалтерская документация,
- выполненные договора
и многие другие документы, обеспечить сохранность которых организация обязана в соответствии со сроками хранения этих документов.
Однако если в организации нет утвержденной номенклатуры дел все эти документы будет сложно назвать архивом.
И в первую очередь, потому что архив подразумевает хранение, а также оперативный поиск документов в случае необходимости.
Так что такое номенклатура дел в организации?
Этот документ представляет собой своего рода систематизированный перечень всех дел, которые имеются в организации. В номенклатуре, оформленной на бланке организации, указываются наименования открытых дел и сроки их хранения.
Функциональное назначение номенклатуры дел
Такой многофункциональный документ как номенклатура дел может быть необходим при разных ситуациях:
- Номенклатура дел позволяет сгруппировать документы в дела в необходимом порядке, что обеспечит в случае необходимость их оперативный поиск.
- Применяется в процессе регистрации входящей, а также исходящей документации. Номера и индексы указываются в соответствии с принятой нумерацией в номенклатуре дел.
- Является учетным документом дел, имеющих временные сроки хранения: не потребуется дополнительно составлять опись дел.
- Используется в архивном деле, где является основным документом, необходимом для составления описей к делам и постоянного, и временного времени хранения.
Служит основным документом при передаче дел в архивное хранение.
Читайте также Анализ коэффициента восстановления платежеспособности
Составление номенклатуры дел: образец заполнения
В первом столбце будут указаны индексы входящих в номенклатуру дел.
Индексы выбираются произвольно в зависимости от принятых в организации цифровых обозначений отделов или структурных подразделений компании, а также будут состоять из номера дела.
Нумерация выполняется арабскими цифрами. К примеру, 04-05 - будет означать: «04» - индекс отдела, «05» - номер входящего в номенклатуру дела.
Желательно придерживаться одинаковой нумерации для однотипных документах в разных структурных подразделениях
Например, «Приказы по основному виду деятельности» могут иметь обозначение: 03-02, 04-02, 05-02 и так далее.
Столбец второй будет содержать заголовки дел, структура расположения которых в пределах одного раздела будет зависеть от степени важности документов.
Так, обычно первыми располагаются организационно-распорядительная документация. Это могут быть приказы по основному виду деятельности.
При этом приказы, распоряжения главной организации желательно располагать вначале, перед документацией структурных подразделений.
Заголовок должен быть лаконичным и четким, в обобщенной форме содержать основное содержание дела.
Не допустимы в названиях дел сложные обороты, вводные слова, расплывчатые фразы, вроде «Различные документы».
Третий столбец будет содержать количество дел, частей или томов. Данные в этот столбец вносятся в конце года, в процессе подготовке дела к сдаче в архив.
Четвертый столбец включает в себя информацию о времени хранения документации, нумерации статьи по перечню, а также ссылку на правовой документ, который регламентирует эти сроки.
В пятый столбец заносятся заметки о заведении дела, передачи его в другую организацию или структурное подразделение, сведения об уничтожении и так далее.
Благодаря корректному оформлению номенклатуры дел организации, а также ответственному хранению можно достаточно быстро найти любой документ, актуальный на 2019 год образец документа, приведен в статье.
Пример составления и образец номенклатуры дел 2019
Как уже говорилось выше с 2019 года можно пользоваться собственной формой. Как правило, перечень представляют в табличном виде с пятью графами.
графа | содержание |
1 | индексы, обозначающие каждое дело – индекс должен отражать обозначение филиала и конкретного отдела предприятия; каждый индекс является уникальным |
2 | заголовки группируются в зависимости от их важности, а также на основе внутренних взаимосвязей между разными бумагами; при этом все названия должны быть конкретными (название вида «разные документы» – недопустимо) |
3 | количество томов с делами фиксируется по факту в конце каждого календарного года |
4 | срок хранения дел – до 10 лет, более 10 лет, постоянно |
5 | в примечаниях фиксируют решения о передаче документов, их уничтожении и прочих изменениях с указанием даты |
Назначение и виды
Само по себе понятие номенклатура означает некий перечень однородной информации (названий, кодов, шифров и т.п.), сгруппированной по определенным признакам. Каждая единица информации (элемент) подобен другим по некоторым формальным признакам (например, по названию). В случае с документооборотом элементом номенклатуры является отдельное дело.
Дело чаше всего является отдельным документом, имеющим собственное название, номер и дату создания (подписи). Нередко под одним делом имеется в виду сразу несколько документов, сгруппированных по единому признаку – например, в личном деле сотрудника можно найти сразу несколько бумаг, имеющих к нему прямое отношение.
Таким образом, номенклатура дел организации – это перечень дел, т.е. их названий, расположенных в определенном порядке. В 2019 можно использовать любой образец, который будет наиболее удобен для поиска необходимой информации.
Основное назначение
Основное назначение номенклатуры дел – в систематизированном учете информации. Благодаря упорядоченному расположению разнородной документации сотрудники получают несколько удобных возможностей:
- Именно благодаря ей можно обоснованно распределить все бумаги по папкам с указанием соответствующего признака группирования (по алфавиту, по датам, по сферам применения).
- Перечень всегда составляется по определенным правилам – поэтому каждое дело имеет единообразную маркировку, благодаря которой уже по названию документа можно понять его назначение.
- По маркировке можно и быстро обнаружить необходимые документы, не тратя лишнее время.
- В соответствии с маркировкой также присваивают номера/названия вновь создаваемым документам.
- Номенклатура представляет собой учетный документ, в котором приводятся названия дел временного хранения – не более 10 лет.
- Её используют для проведения описей дел. В результате можно легко определить, какие бумаги уже утратили силу в связи с истечением времени хранения. Благодаря этому экономится место на складе.
- Наконец, благодаря ней можно исключить риск потери каких-либо бумаг, что особенно актуально в случае проведения проверки
Разновидности
В зависимости от степени воздействия документа выделяют несколько его типов:
- Типовая – это внутренний нормативный документ, который строго предписывает правила оформления, учета и хранения всех бумаг в данной компании, филиале или отделе. Как правило, составляется единая номенклатура дел на всю организацию (по образцу 2019 или иным образцам).
- Примерная служит только условным образцом, т.е. ее правила не имеют строго характера – их можно рассматривать как рекомендации к оформлению.
- Индивидуальная составляется по тому или иному отделу, структурному подразделению компании. Она позволяет учесть индивидуальные особенности документов конкретной сферы назначения (личные дела сотрудников, карточки учета материалов и т.п.).
Есть два варианта разработки:
- Можно обратиться в специальную компанию, которая с учетом пожеланий фирмы разработает наиболее подходящий перечень. Благодаря такой услуге можно сэкономить много времени и получить достаточно удобную систему.
- Можно составить ее самостоятельно, и этот вариант более трудоемкий, но он предпочтительнее первого. Причина в том, что именно внутри организации сотрудники могут разработать перечень названий бумаг наиболее правильно, с учетом конкретных особенностей документооборота в организации, сложившихся на практике.
При разработки собственного образца номенклатуры дел, следует придерживаться следующего порядка:
- Ответственность за составление возлагается на уполномоченных сотрудников. На крупных предприятиях подобными вопросами занимается специальный отдел (канцелярия, секретариат, методический отдел и др.).
- Намечают общие категории документов, которые ежегодно издаются в компании в достаточно большом количестве (т.е. не штучно, а потоком): общие, кадровые, бухгалтерские, отчетные и др.
- Определяют специфику бумаг в каждом отделе и структурном подразделении (названия, сроки хранения, группировка).
- Намечают общие правила в системе наименования документов – названия, нумерация, прочие обозначения.
- Группируют бумаги в зависимости от требуемого срока хранения – как правило, создают две группы: до 10 лет включительно и более 10 лет.
- Составляют проект, согласовывают ее с ответственными лицами – как правило, назначается внутренняя экспертная комиссия.
- Приступают к разработке номенклатуры, в которой будут перечисляться названия дел организации.
- Готовые примеры будущего документа утверждаются комиссией, а затем руководством, после чего её утверждают и издают соответствующий приказ, вводящий ее в действие.
Составляется 4 экземпляра: рабочий вариант (он дублируется в электронном виде, доступен для всех работников), экземпляр для архива компании, экземпляр для государственного архива, а также 1 вариант для службы делопроизводства (секретариата).
Как разработать документ самостоятельно: видео инструкция
Порядок работы
В процессе работы с документами следует соблюдать ряд правил:
- Унифицируются формы запросов разных бумаг от представителей отделов, филиалов, структурных подразделения компании.
- Постоянно фиксируется факты перемещения документов, их уничтожения и любых других изменений.
- В конце каждого года (4 квартал) разрабатывается номенклатура дел для следующего года – как правило, она ничем не отличается от предыдущего.
- Также в конце каждого года вносится итоговая запись по всем документам, заведенным в уходящем году. Они группируются в зависимости от предполагаемой длительности их хранения. Запись визируется подписью секретаря и начальника канцелярии (или иного руководителя). Затем она передается в архив.
Подготовка проекта номенклатуры дел бухгалтерии организуется начальником группы бухгалтерского делопроизводства во взаимодействии со службой делопроизводства и архивом предприятия, а непосредственным исполнителем (разработчиком) проекта обычно является один из специалистов, например документовед.
Общий порядок разработки номенклатуры дел бухгалтерии.
Для предварительного определения перечня документов, образующихся в деятельности бухгалтерии предприятия, а также сроков их хранения следует руководствоваться:
положением бухгалтерии;
соответствующими разделами типовых и примерных перечней документов, образующихся в деятельности предприятий, с указанием сроков хранения;
номенклатурами дел бухгалтерии за предшествующие 3 - 5 лет;
описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
документами по планированию деятельности и отчетности о ее результатах.
В отсутствие таковых могут использоваться типовые (примерные) номенклатуры дел аналогичных подразделений, в том числе тех, на основе которых производится формирование бухгалтерской службы.
Сведения из перечисленных (и иных соответствующих) документов, необходимые для разработки проекта номенклатуры дел, фиксируются исполнителями в виде выписок, справок и т.п. Накопленные таким образом сведения подлежат систематизации. Итогом систематизации является примерный перечень документов бухгалтерии, который в дальнейшем уточняется с учетом особенностей документирования бухгалтерской деятельности в условиях конкретного предприятия. В процессе изучения указанных особенностей принимаются во внимание:
При разработке номенклатуры дел впервые соответствующие сведения определяются расчетным методом.
На основе полученных сведений производится: уточнение перечня документов; их предварительное распределение между делами; предварительное определение заголовков дел; распределение дел между разделами номенклатуры.
При предварительном определении заголовков дел необходимо помнить о следующем:
- 1. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание дела, а также состав помещаемых в него документов, их функциональную, видовую хронологическую или иную принадлежность.
- 2. Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела (документы, книга и т.д.) или разновидности документов (акты, распоряжения, справки, заявления и т.д.);
название предприятия или структурного подразделения (участка документирования в составе подразделения) (сведения об авторе (разработчике) документа);
название предприятия (организации, учреждения), которому будут адресованы или от которого будут получены документы, помещаемые в дело (адресат (получатель) или корреспондент (отправитель) документа);
название местности (территории), с которой связано содержание документов, помещаемых в дело;
дата (период), к которой относятся документы, помещаемые в дело, сведения, указывающие на копийность документов.
Состав элементов может изменяться в зависимости от функционального назначения, вида и других характеристик документов, помещаемых в соответствующие дела.
После того как сформулированы заголовки для всех дел бухгалтерии, необходимо произвести их упорядочение (в составе разделов). Так, дела бухгалтерии обычно распределяются по разделам в следующей примерной последовательности: документы по общим вопросам организации бухгалтерской деятельности; документы по организации бухгалтерского учета; документы по организации бухгалтерской отчетности;
документы по организации расчетов предприятия с юридическими и физическими лицами; прочие документы, образующиеся в деятельности бухгалтерии.
Предварительное определение сроков хранения дел бухгалтерии производится с целью обеспечения регулярного контроля за их соблюдением, а также для своевременного изменения режима хранения дел (документов) - например, с временного на постоянный. При определении сроков хранения используются сведения из соответствующего раздела типового (ведомственного) перечня документов, образующихся в ходе деятельности предприятий, а в отсутствие такового - из типовой (примерной) номенклатуры дел.
Присвоение делам индексов производится с целью обеспечения их безошибочной и оперативной идентификации, что, в свою очередь, способствует организации поиска документов в составе соответствующих дел. Поясним, что индекс дела - это его условное обозначение (как правило, состоящее из определенной комбинации буквенно-цифровых символов). Например, разделу учетных документов в составе номенклатуры дел бухгалтерской службы присвоен условный номер 02, а открывает этот раздел план счетов. Следовательно, делу с планом счетов будет присвоен индекс 02-01.
Отметим также, что дела по вопросам (направлениям) деятельности, не разрешенным в течение истекающего календарного года, относятся к категории т.н. переходящих дел. Такие дела включаются в состав номенклатуры дел предстоящего календарного года с прежним индексом.
Предварительный вариант номенклатуры дел подлежит проверке. Такая проверка, в частности, предусматривает:
уточнение состава дел в пределах каждого раздела и по номенклатуре в целом; уточнение заголовков и индексов дел;
включение в номенклатуру резервных индексов, предназначенных для дел, необходимость в формировании которых по тем или иным причинам возникает в течение календарного года; уточнение сроков хранения дел.
Оформление проекта номенклатуры дел целесообразно производить на основе бланка установленного образца. Соответствует Приложению 20 к Типовой инструкции по делопроизводству (2005 г.).
В заголовочной части номенклатуры дел указываются (см. бланк) наименования предприятия и структурного подразделения, дата и номер документа, место его составления, а также период действия (календарный год).
Графы в составе табличной части документа заполняются следующим образом:
в графе 1 - указываются индексы каждого дела, в том числе дел временных органов предприятия, а также предусмотренные для дел, заводимых в течение календарного года;
в графе 2 - указываются заголовки дел;
в графе 3 ("Количество дел (единиц хранения)") при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. Соответствующие сведения в данной графе указываются по окончании календарного года;
в графе 4 - указываются срок хранения дела, а также номера статей по соответствующему перечню, на основании которых установлен срок хранения;
в графе 5 ("Примечание") при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. В дальнейшем - в течение всего срока действия номенклатуры дел - в данной графе указываются:
отметки ("в электронном виде") - о делах, состоящих из электронных документов и баз данных;
названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел; отметки о заведении дел, о переходящих делах, а также о выделении дел к уничтожению; сведения о лицах, ответственных за формирование дел;
отметки о передаче дел другим предприятиям (организациям, учреждениям) для продолжения.
Кроме того, по окончании календарного года в нижней части номенклатуры дел оформляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно - постоянного и временного хранения.
Отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение.
Полностью оформленный проект согласовывается со службой делопроизводства и архивом предприятия, после чего подписывается руководителем бухгалтерии. Номенклатура дел бухгалтерии (вместе с номенклатурами дел других подразделений предприятия) используется для разработки сводной номенклатуры дел.
После утверждения сводной номенклатуры дел выписка из нее (раздел, включающий номенклатуру дел бухгалтерии) передается в группу бухгалтерского делопроизводства для применения в практической деятельности. Впоследствии номенклатура дел бухгалтерии подлежит регулярному уточнению.
Наименование организации ЗАО «Романтик»
Наименование структурного подразделения
Бухгалтерия
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_________№___________
На ___2015___ год
бухгалтерия номенклатура индекс
Индекс дела |
Заголовок дела |
Кол-во ед. хр. |
Срок хранения и № статей по перечню |
Примечание |
02 - Бугхалтерия |
||||
Переписка о финансово-хозяйственной деятельности |
5 лет, ст. 152 |
|||
Годовые статистические отчеты по основным видам деятельности |
Пост., ст. 199б |
|||
Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы |
5 лет, ст. 135в |
|||
Годовые бухгалтерские отчеты и балансы |
Пост., ст. 135б |
|||
Кассовые документы, фиксирующие хозяйственные операции |
5 лет, ст. 150т |
|||
Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов |
5 лет, ст. 150 |
|||
Счета-фактуры и накладные по учету товарно-материальных ценностей |
5 лет, ст.150 |
|||
Авансовые отчеты |
5 лет, ст.150 |
|||
Кассовая книга |
5 лет, ст. 193д |
|||
Договоры о материальной ответственности |
5 лет, ст. 189 |
После увольнения материально ответственного лица |
||
Образцы подписей материально ответственных лиц |
До минования надобности, ст. 190 |
|||
Расчетные ведомости по заработной плате |
75 лет, ст. 155 |
|||
Накладные и акты от поставщиков |
5 лет, ст. 150 |
|||
Материальные отчеты |
5 лет, ст. 150 |
|||
Договоры поставки |
5 лет ЭПК, ст. 391 |
|||
Акты о приеме выполненных работ по услугам |
5 лет, ст. 188 |
|||
Акты о приеме выполненных работ по объектам |
5 лет, ст. 188т |
|||
Договоры аренды помещений |
Пост., ст. 424 |
|||
Договоры на оказание услуг |
5 лет, ст. 186 |
После истечения срока действия договора |
Главный бухгалтер
Подпись Расшифровка подписи
Руководитель архива
Подпись Расшифровка подписи
Итоговые сведения переданы в архив
Номенклатура дел - установленный законодательством или внутренним распоряжением организации список заводимых и ведущихся накопительных дел по направлениям деятельности общества, независимо от его правовой формы.
Предлагаем кратко проанализировать такое делопроизводство и предложим типовые примеры используемой номенклатуры дел.
Квалифицированные специалисты готовы дать бесплатные пояснительные рекомендации, в случае возникновения у вас дополнительных вопросов. Для этого достаточно заполнить онлайн заявку на сайте и направить ее в наш адрес.
Основания и порядок формирования номенклатуры
В некоторых случаях номенклатура дел устанавливается действующим законодательством. Это касается, прежде всего, трудовой деятельности, связанной с особо важным документооборотом или оборотом бланков строгой отчетности.
Однако, любой руководитель организации вправе самостоятельно определить список номенклатуры дел в областях, не регламентированных действующими нормами права.
Установленный порядок заведения, ведения и хранения дел устанавливается посредством издания внутреннего локального акта. Такой документ документально закрепляет применяемые правила документооборота.
Для сотрудников, назначаемых ответственными за ведение рассматриваемых дел могут быть изданы дополнительные инструкции и положения, устанавливающие правила поведения.
В необходимых случаях, порядок ведения дел может быть изменен руководством организации. Такое изменение подлежит документальному оформлению в виде приказа, распоряжения или иного подобного документа.
На предприятии может быть установлена единая номенклатура дел, а также требуемый список дел, подлежащих ведению в обособленных подразделениях организации.
Оконченные производством дела подлежат сдаче в архив для последующего хранения установленный временной промежуток.
Правила ведения номенклатуры дел в организации
Заведенные дела ведутся в строгом соответствии с требованиями законодательства, а также внутренними локальными актами организации. Дополнительные положения, изданные в фирме, не должны противоречить действующим нормам права.
Дополнительные регламентирующие документы подлежат утверждению и передаче для ознакомления заинтересованным и ответственным за подобный документооборот должностным лицам или работникам фирмы.
В случае, если ведущиеся дела имеют гриф секретности или для служебного пользования, то сотрудники организации, ответственные за ведение таких дел, должны иметь соответствующий допуск к государственной тайне.
Документы и дела, ведущиеся в электронном виде или в виде соответствующих электронных баз, также подлежат включению в номенклатуру дел.
Подшитые в такие дела документы подлежат хранению необходимое количество лет, установленных для дела в целом. В случае необходимости, хранящиеся в таких делах документы могут изыматься из них. В таком случае, на их места, для учета, подлежит приобщению карточка-заместитель, к которой указывается дата и основания изъятия основного документа, сотрудник фирмы осуществивший изъятие, а также место нахождение такого документа после его изъятия из дела.
Номенклатура дел
отдела кадров на 2015 год
Открытое акционерное общество
«Научно-исследовательский технологический институт»
Утверждаю
Генеральный директор
Номенклатура дел – это перечень дел на предприятии, составленный по унифицированной форме, с определением срока их хранения. Данный документ позволяет рационально вести работу с разного рода документами:
- по определенной системе группировать в специальные дела документы, что обеспечивает их сохранность и оперативность поиска;
- в процессе регистрации по разработанному индексу дел и классификации документам присваивают индивидуальный регистрационный номер;
- как основной документ его применяют в процессе отбора дел для передачи их в архив;
- как учетный документ его используют для хранения дел временных сроков сбережения;
- как основной - в архивном деле служит для организации долговременного и постоянного хранения.
Номенклатура является многофункциональным документом, который необходим предприятию для упорядочения процесса текущего делопроизводства. Для муниципальных учреждений и государственных органов, что передают документы в муниципальные или государственные архивы, а также для нотариусов и акционерных обществ составлять номенклатурные дела является обязательным нормативным требованием.
Номенклатуры дел могут быть:
- самостоятельно разработаны предприятием, сотрудники которого знают специфику образующихся документов и структуру деятельности предприятия. Однако в номенклатуре при отсутствии опыта могут быть выявлены ошибки;
- поручить их составление компании, специализирующейся по данному вопросу, с заключением договора по предоставлению услуг. В этом случае не всегда разрабатывается наиболее рациональная система по работе с документами.
Составление
Образец составленияПорядок составления номенклатуры дел ведется на основании методико-нормативных документов. За ее составление ответственность возлагается на службу по делопроизводству (канцелярия, секретариат, общий отдел и другие).
Работа должна начинаться с процедуры определения состава всех документов. Изучают устав предприятия, его структуру, основные положения обо всех структурных отделах, иные имеющиеся документы, что определяют деятельность предприятия (регламенты, положения, правила и т.д.), отчетные и плановые документы предприятия, а также просматривается номенклатура дел за прошлый период.
Составление сводного документа должна возлагаться на ответственного квалифицированного специалиста. Сводную номенклатуру дел разрабатывают на основании номенклатур каждого структурного отдела предприятия, согласованных с архивом. Документируемые участки все отражаются.
Оформление номенклатуры дел осуществляется на общем бланке предприятия, на котором представлена основная часть в виде таблицы с регламентируемыми названиями определенных граф. Затем необходимо утвердить этот документ в соответствии с общими нормативными требованиями.
Этапы утверждения сводной номенклатуры:
- ответственным за архив предприятия производится визирование документа;
- подписывается начальником службы делопроизводства;
- экспертной комиссией предприятия согласовывается составление протокола по заседанию экспертной комиссии;
- передается на рассмотрение проверочно-экспертной комиссией данного архивного учреждения;
- утверждается руководителем предприятия.
Должно быть по правилам три-четыре экземпляра этого документа, что хранятся:
- в государственном архиве;
- в службе делопроизводства;
- рабочий экземпляр;
- в архиве предприятия.
После оформления и утверждения номенклатуры структурные подразделения должны получить выписки из данного документа либо проинформироваться, где в общем доступе находится документ в электронной форме для практического применения в работе. Номенклатура дел предприятия на предстоящий год разрабатывается каждый год в четвертом квартале.