В результате изучения главы 9 студент должен: знать:

• ? структуру резюме,
• ? значение трудового договора,
• ? порядок составления заявлений по личному составу,
• ? порядок оформления личной карточки работника; уметь создавать документы по личному составу.

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели, постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Информационные показатели, используемые в кадровых службах, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об образовании.

Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Документы по личному составу - это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками.

При подготовке кадровой документации необходимо руководствоваться статьями ТК РФ. Важно подчеркнуть, что ТК РФ прямо указывает на необходимость документирования трудовых правоотношений: трудовой договор заключается в письменной форме, прием на работу оформляется приказом администрации предприятия 1 .

При подготовке организационно-распорядительных документов необходимо руководствоваться требованиями государственного стандарта на эту систему документации - ГОСТ Р 6.30-2003.

Указания ГОСТ Р 6.30-2003 по оформлению ОРД дополняются рекомендациями общегосударственной инструкции по ведению делопроизводства - «Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Основные положения», включающей две составные части: общие требования к документам и службам документационного обеспечения и альбом с образцами форм основных организационно-распорядительных документов .

Помимо нормативно-методических документов по вопросам составления и оформления кадровой документации, специалисты-практики должны учитывать требования действующих нормативов по систематизации, хранению и подготовке к сдаче в архив документов кадровой службы. В Основных правилах работы ведомственных архивов излагается порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение.

Важной составной частью пред архивной обработкой документов является оформление обложек дел постоянного и длительного сроков хранения, требования к которым изложены в ГОСТ 17.9.14-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования».

Нормативно-справочным пособием при определении сроков хранения документов кадровой службы является Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков их хранения.

Законодательные акты и нормативно-методические документы по ведению кадрового делопроизводства должны учитываться специалистами кадровых служб, организаций и предприятий всех форм собственности. Одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия является документирование трудовых правоотношений.

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимаются прием, перевод и увольнение работников, предоставление отпусков.

Трудовые правоотношения работодателя с работником регулируются ТК РФ. На основании статей ТК РФ на предприятии должен быть установлен порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

• ? резюме;
• ? автобиография;
• ? заявление;
• ? трудовые договоры;
• ? характеристика с места работы;
• ? приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудников);
• ? трудовые книжки;
• ? личные карточки;
• ? личные дела;
• ? выписка из приказа;
• ? представление на поощрение;
• ? штатное расписание;
• ? книга по ведению трудовых книжек;
• ? график отпусков;
• ? табель учета рабочего времени;
• ? договор о полной материальной ответственности;
• ? документация по проведению аттестации работников.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с документами по личному составу следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) по закону отнесены к категории конфиденциальной информации.

Е. В. Алексеева, к. и. н., доц. РГГУ

• Законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие создание архивов документов по личному составу и работу с документами по личному составу в РФ
• Правовые основы доступа к документам по личному составу
• Исполнение запросов социально-правового характера

Разнообразные по видам, формам и назначению документы, возникшие в процессе государственного управления, производственных отношений, фиксации и передачи научного знания, культуры, искусства, межличностного общения – являются результатом общественного развития и общественного сознания.

Любой документ, вне зависимости от цели его создания, места и времени возникновения, авторства, содержит информацию, которая может быть востребована через некий временной период. Особое место среди архивных документов занимают документы по личному составу, которые отражают трудовые отношения работника с работодателем . За этой формулировкой закона скрывается комплекс документов, чрезвычайно важный для каждого человека. Именно на основании информации, зафиксированной в документах по личному составу, возможно, в случае необходимости, подтвердить свой трудовой стаж, заработную плату, иные социальные льготы, полагающиеся гражданину по законодательству РФ.

Однако для того, чтобы информация, зафиксированная в документах по личному составу, имела юридическую силу, должны быть выполнены, как минимум, три условия: создание и сохранение этих документов в организациях разных форм собственности и, в случае ликвидации организации без правопреемника, передача их на государственное или муниципальное хранение. Алгоритм действий прописан в п.п.8, 10 ст. 23 ФЗ-125 «Об архивном деле в Российской Федерации»: «При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного Фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного Фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе, ликвидируемой в результате банкротства». Важно отметить, что в соответствии с Федеральным законом «О несостоятельности (банкротстве)» в редакции, действующей с 5 марта 2012 г., в ст. 129 сказано, что «конкурсный управляющий обязан... передавать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия передачи документов должника на хранение устанавливаются федеральными законами и иными нормативными актами Российской Федерации».

Что следует понимать под определением «иные нормативные правовые акты РФ», регламентирующие передачу на государственное хранение документов по личному составу?

Прежде всего, речь идет о двух Распоряжениях Правительства Российской Федерации, принятых в первой половине 1990-х годов. Необходимость государственного регулирования вопросов обеспечения сохранности документов по личному составу в начале 1990-х гг. стояла чрезвычайно остро и была связана с ликвидацией после распада СССР органов управления и иных учреждений и предприятий союзного и республиканского подчинения, а также с созданием значительного числа негосударственных организаций во всех отраслях экономики и общественной жизни и не всегда соблюдавших нормативные требования по документационному оформлению трудовых отношений с сотрудниками, и, как следствие, лишавшие их возможности в дальнейшем документально подтвердить трудовой стаж и т. д. Это грозило серьезными социальными последствиями.

Итак, для обеспечения социальной и правовой защиты граждан Распоряжение Правительства РФ от 23.04.92 № 781-р обязывало в целях предотвращения утраты документов по личному составу, а также улучшения их сохранности и использования:

«1. Установить, что ликвидируемые предприятия, организации... и иные организационные структуры, независимо от формы собственности, передаются на хранение правопреемником или при его отсутствии вышестоящему по подчиненности органу документы по личному составу...».

Кроме того, данное Распоряжение возлагало на государственную архивную службу РФ обязанности по обеспечению сохранности документов по личному составу ликвидированных организаций всех форм собственности, не имевших правопреемника или вышестоящего по подчиненности органа. В организационном плане было рекомендовано органом исполнительной власти в необходимых случаях создавать архивы для хранения и использования документов по личному составу.

Не менее значимым было и остается Распоряжение Правительства Российской Федерации от 21.03.1994 № 358-р, в котором относительно сохранности документов по личному составу «высвобождаемых работников в результате образования, реорганизации и ликвидации юридических лиц было рекомендовано:

«1. Учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся юридическими и некоммерческими организациями, включать в свои учредительные документы положения, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передаче их на государственное хранение в установленном порядке при реорганизации или ликвидации юридического лица.

2. Федеральным органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации осуществлять государственную регистрацию учредительных документов на приобретение прав юридического лица при наличии в них положений, предусмотренных в пункте 1 настоящего распоряжения...»

Таким образом, был оформлен правовой механизм, устанавливающий ответственность организации за создание и сохранность документов по личному составу и обязательства государства принять на долговременное (а отдельные комплексы и на постоянное) хранение эти социально значимые материалы.

Важно напомнить, что архивы (прежде всего государственные и муниципальные, а также архивы организаций) являются атрибутом государственности, ее правовым гарантом. Они несут обязательства перед государством и гражданином в документальном подтверждении их юридических прав и социальных гарантий. Во исполнение Распоряжений Правительства в большинстве субъектов РФ были созданы специализированные архивы документов по личному составу. В остальных субъектах документы по личному составу могут храниться в государственном архиве, либо в органе управления архивным делом, совмещающем функции управления архивным делом и хранение документов. Важную роль в сохранении документов по личному составу ликвидированных организаций, в том числе и в результате банкротства, играют муниципальные архивы.

Какие же виды материалов можно отнести к категории документов по личному составу? Обратимся за помощью к ныне действующему нормативному документу – «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М. 2010, зарегистрирован Минюстом России 8 сентября 2010 г. Рег. № 18380).

Перечень включает только типовые управленческие документы, образующиеся в процессе деятельности организаций всех форм собственности. В первую очередь нас будут интересовать разделы, содержащие документы по организации, нормированию, тарификации, оплате и охране труда (Раздел № 7), а также документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении (Раздел № 8). Кроме того, следует привлечь документы из раздела № 4 «Учет и отчетность», связанные с оплатой труда и другими выплатами сотрудникам.

Нормативные сроки хранения документов по личному составу учитываются при составлении в каждой организации ведомственных (локальных) нормативных актов: инструкций, правил, положений, в которых изложен порядок составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, составления научно-справочного аппарата, подготовки дел к архивному хранению. Подготовка документов по личному составу к длительному хранению начинается на стадии составления сводной номенклатуры дел организации и формирования дел в делопроизводстве.

Основными нормативными документами, в которых установлены общие требования по этим вопросам, являются «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. и «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 г. № 477.

Ключевым является вопрос доступа пользователей к документам по личному составу в государственных и муниципальных архивах РФ и организации пользования ими. Документы по личному составу, по сути, являются источниками массового происхождения, и их информация (в обезличенном виде), в соответствии с нормами действующего законодательства РФ) могла бы стать основой для уникальных исследований в области социологии, демографии, генеалогии и многих других научных направлений, таким образом, выходя за рамки исполнения только социально-правовых запросов тех граждан, информация о которых зафиксирована в документации, поступившей на хранение в архивы. Поскольку часть дел и документов по личному составу содержат данные о личной и семейной жизни гражданина, сведения, создающие угрозу для его безопасности, их следует использовать чрезвычайно тактично, с соблюдением действующих законодательных норм.

Помощь архивам и пользователям архивной информацией по соблюдению всех требований относительно использования документов по личному составу могут оказать Методические рекомендации, подготовленные ВНИИДАД в 2009 г.- «Обеспечение доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и организация пользования ими», базирующиеся на нормах российского архивного и смежного законодательств.

Обратимся к подразделу 1.2.3. Методических рекомендаций, в котором перечислены как права и обязанности государственных и муниципальных архивов, так и пользователей (юридических и физических лиц) по обеспечению доступа и организации использования документов по личному составу. В соответствии с п. 3ст. 25 ФЗ-125 «Об архивном деле в Российской Федерации» архив в течении 75 лет со дня создания документа ограничивает доступ пользователей к архивным делам и документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, создающим угрозу для его безопасности. После окончания этого периода ограничения на доступ снимаются. Исключением являются дела и документы личного происхождения, переданные в архив на особых условиях доступа к ним. Собственник имеет право установить свои сроки ограничения и условия доступа.

Архив предоставляет дела и документы без ограничений самому гражданину – субъекту информации или доверенному лицу гражданина (при предъявлении документов, удостоверяющих личность и доверенности, оформленной в установленном законом порядке), если это не противоречит законодательству РФ (например, законам «О государственной тайне», «Об оперативно-розыскной деятельности» и др.).

После смерти гражданина правом на доступ к архивным делам и документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне, его частной жизни обладают наследники (доверенные лица наследников), если это не противоречит законодательству РФ. Архив взаимодействует с наследниками при наличии свидетельства о смерти гражданина и документов, подтверждающих их право на наследство. Для других категорий пользователей необходимо письменное нотариально заверенное разрешение гражданина (его наследника или доверенного лица), которое может быть запрошено организацией, направившей пользователя в архив, пользователем, если он – частное лицо, или архивом по просьбе пользователя. Архиву следует выдавать пользователю только те дела и документы, которые будут указаны в разрешении.

Архив предоставляет до окончания 75 лет со дня создания документа архивные дела и документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни по мотивированному письменному обращению сотрудникам организаций-фондообразователей и их преемников, органов государственной власти, органов местного самоуправления, судов, органов прокуратуры, органов предварительного следствия и дознания в пределах исполнения ими своих служебных обязанностей.

Архив без согласования с гражданином (его наследниками) обеспечивает доступ пользователей к делам, содержащим основные биографические данные лица: сведения о дате и месте его рождения, смерти, образовании, служебных должностях (если это не противоречит федеральному законодательству, например, законам «О государственной тайне», «Об оперативно-розыскной деятельности» и др.), почетных ученых званиях, наградах, выборных должностях, об опубликованных результатах творческой и научной деятельности гражданина.

Архив обеспечивает доступ пользователя только к тем документам или информации, которые относятся к лицу, в отношении которого было получено разрешение о доступе. Если в деле находятся документы, содержащие конфиденциальные сведения о нескольких лицах, то такие дела на руки пользователям не выдаются. Интересующая пользователя информация может быть выдана ему в виде архивной справки или копий документов с изъятыми из них конфиденциальными сведениями о других лицах. Разрешение на доступ выдается руководителем государственного архива или лицом, обладающим соответствующими полномочиями в письменном виде.

Одной из основных форм использования архивных документов, находящихся в государственных и муниципальных архивах, является исполнение запросов граждан в целях обеспечения их прав и законных интересов. Заявителям предоставляются оформленные в установленном порядке архивные справки, выписки или копии архивных документов, связанных с социальной защитой, предусматривающей пенсионное обеспечение граждан, а также реализацию их прав на получение льгот и гарантий в соответствии с действующим российским законодательством.

Значительное количество часто встречающихся, однотипных запросов граждан дает возможность работникам государственных и муниципальных архивов при их исполнении использовать шаблоны бланков, в которые вносятся лишь необходимые персональные данные. Такая унификация способствует оперативному исполнению запросов граждан. Существенную помощь в этой работе призваны сыграть подготовленные в 2011 году Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера (СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД № 250 от 20.03.2012 г.). Методические рекомендации освещают правовые, организационные, методические вопросы работы по исполнению запросов социально-правового характера. Подробно характеризуются запросы социально-правового характера в соответствии с их тематикой, в том числе о гражданском состоянии, об образовании, о трудовой деятельности, о трудовом стаже, о льготном трудовом стаже, о заработной плате, о несчастном случае на производстве, о военной службе, об участии в Великой Отечественной войне 1941–1945 гг., о пребывании в плену и на принудительных работах в Германии и оккупированных странах в годы Великой Отечественной войны 1941–1945 гг., о партизанском движении в годы Великой Отечественной войны 1941–1945 гг., о награждении, об опекунстве, попечительстве, пребывании в детских учреждениях интернатного типа; об имущественных правах; об уголовно-процессуальных действиях, о репрессиях.

В Методических рекомендациях составители (И. В. Волкова, И. А. Дегтярева, З. П. Иноземцева и др.) привели примеры оформления архивных справок по наиболее сложным и часто встречающимся запросам граждан. Очерчен примерный круг архивных документов, информация которых позволит исполнить определенные виды запросов. Так, например, при исполнении запроса о страховом стаже работы (важном для начисления пенсии) архивная справка может быть составлена на основании таких документов, как:

– приказы (распоряжения) о приеме на работу, увольнении с работы, переводе на другую должность, предоставлении отпуска, о командировках;
– письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении и производимых отчислениях страховых взносов;
– акты о приеме работ, выполненных по трудовому договору (контракту);
– личные карточки формы Т-2;
– табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда,
– другие документы, относящиеся к первичной учетной документации.

Таким образом, положения Методических рекомендаций могут быть чрезвычайно полезны для граждан, оказавшихся перед необходимостью получения различной информации социально-правового характера о себе, своих родственниках, т. к. документ позволяет понять принципы ведения архивного поиска, увеличивает адресность и точность обращений в соответствующие учреждения, помогает понять взаимосвязь искомой информации и наличия документа в архиве.

По объективным причинам не все запросы социально-правового характера исполняются государственными и муниципальными архивами с положительным результатом из-за отсутствия на хранении документов с соответствующей информацией.

В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в РФ» в течение 75 лет с момента создания документы по личному составу, записи нотариальных действий, похозяйственные книги и документы, касающиеся приватизации жилищного фонда хранятся в архивах организаций, после чего подвергаются экспертизе (ст.22, п.4). В связи с длительностью сроков временного хранения документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы, а также для других архивных документов чрезвычайно важно обеспечение сохранности в организациях (архивах организаций).

Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» п. 3ст. 3.

Документы по личному составу

Введение

Правильно организованное делопроизводство - залог удачного бизнеса, поэтому эффективности этой составляющей всегда уделялось большое внимание.

Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).

Функции документации по личному составу - оформление и закрепление трудовых отношений. К документам по личному составу относятся документы, которые составляются службой персонала организации и регламентируют отношения работодателя и сотрудников организации.

Составление и оформление кадровой документации - одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных документов по оформлению кадровой документации.

Цель данной работы: дать определение понятию «документы по личному составу» и кратко охарактеризовать основные виды документов.

1. Документы по личному составу: понятие и классификация

В кадровом делопроизводстве особую группу документов составляют документы по личному составу. Они отражают правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений. Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы собственности подлежат обязательному документированию.

Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, способы расчетов по оплате труда и другие особенности, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. В каждой организации должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

Обязательное ведение большинства документов предусмотрено Трудовым кодексом РФ, Пенсионным законодательством, инструкцией по ведению трудовых книжек, другими ведомственными актами. Для других предлагаются варианты бланков с разной степенью детализации, например для некоторых кадровых приказов, справок с места работы или учебы.

Всю документацию по личному составу, в том числе организационно-распорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке - по этапам трудового цикла работника:

документация, связанная с комплектованием персонала организации;

документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;

документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;

документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т.е. с увольнением.

Первичная учетная документация по личному составу, в свою очередь, подразделяется на две группы: по учету кадров и по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

В общем случае к документам по личному составу относятся:

трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;

приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);

личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты);

личные карточки формы Т-2;

личные дела;

лицевые счета по заработной плате;

документы по аттестации сотрудников;

документы по социальному обеспечению (назначению пенсий) и др.

К документации по личному составу условно можно отнести и личные доверенности, которые выдаются от лица сотрудника (доверителя) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями (пособий, стипендий и т.д.). Такие доверенности в соответствии с Гражданским кодексом РФ нотариального удостоверения не требуют и заверяются и регистрируются работником, ведущим кадровую документацию.

К документации по личному составу следует отнести применительно к офисной деятельности не только пропуска и удостоверения, выдаваемые сотрудникам, но также дипломы и аттестаты, которыми подтверждается квалификация на занятие той или иной должности.

Все документы, за исключением приказов, формируются, создаются и обрабатываются в подразделениях кадровой службы предприятия. Некоторые документы приходится обрабатывать секретарю, например это резюме, CV, анкеты, которые используются при отборе кандидатов на вакансии, а также документы, связанные с командированием сотрудников за пределы предприятия, в частности командировочное удостоверение.

Основная часть документов, оформляющих отношения работников, входит в состав унифицированной системы первичной учетной документации.Часть этих документов регламентирована до уровня единообразных в масштабах всей страны бланков, например: трудовая книжка.

Постановлением Госкомстата России от 5.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» введены следующие формы документов:

приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф. Т-1);

личная карточка (ф. Т-2);

приказ (распоряжение) о переводе (ф. Т-5);

приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф. Т-6);

приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (ф. Т-8).

Обновление системы правовых отношений ведет к обновлению содержания традиционных кадровых документов, например анкета, трудовой договор и др., и к внедрению новых документов, не применявшихся ранее, например, резюме.

Документы по личному составу имеют длительные сроки хранения и требуют особых условий для своей сохранности. Журналы учета приказов о приеме, переводе, увольнении хранятся 75 лет, журналы учета приказов о командировании - 5 лет, журналы учета трудовых книжек и вкладышей к ним - 75 лет, журнал учета личных дел хранятся также 75 лет. Они должны храниться в помещениях, сейфах и шкафах отдельно от документов, содержащих сведения производственного характера.

Все документы по личному составу, имеющие срок хранения до 10 лет, могут не сдаваться в архив, а могут быть уничтожены в течении года, следующим за истечением срока хранения.

2. Работа с документами по личному составу

.1 Личное дело сотрудника

Личное дело сотрудника - это комплект документов, отражающий все стадии отношений работника с организацией, и содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

К ним относятся документы, связанные с приемом сотрудника на работу, с процессом его продвижения по службе или перемещения, с выполнением работником требований трудовой дисциплины и с прекращением трудовых отношений работника с организацией (увольнением).

Формируется кадровой службой организации после издания приказа о приеме на работу.

Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество сотрудника, дату поступления на работу.

На документы личного дела составляется внутренняя опись. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной - дата увольнения. За правильное оформление личных дел несут ответственность работники отдела кадров.

Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности.

Внутренняя опись документов дела;

Заявление о приеме на работу (если работник посылал в организацию свое резюме, то оно располагается перед заявлением);

Автобиография;

Анкета с фотокарточкой (личный листок по учету кадров);

Дополнение к анкете (личному листку по учету кадров);

Экземпляр трудового договора с приложениями;

Приказ о приеме на работу (копия), а также копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

Документы об образовании (копии)

Копии паспорта, свидетельств о браке и рождении детей (если есть);

Копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

Другие справки, относящиеся к данному работнику (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья и других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно);

При наличии характеристики с прошлого места работы и рекомендательного письма, представленных при поступлении на работу, они также подшиваются в личное дело работника;

Лист - заверитель дела.

Личное дело ведут в одном экземпляре.

Внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается, необходимо предъявление соответствующих документов.

Изъятие документов из личного дела возможно только с разрешения руководителя организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, где указывается с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан и когда будет возвращен.

Личные дела работников регистрируются в специальном журнале, хранятся в сейфе и выдаются во временное пользование только определенным должностным лицам. Записи и изменения в личные дела вносятся лицами, ответственными за их ведение.

Хранятся личные дела в закрываемых шкафах по порядку номеров, дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов только с разрешения руководства организации. В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников.

Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются по описи на хранение в архив организации и хранятся 75 лет.

При работе с личными делами и другими кадровыми документами необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995. №24-ФЗ относит к категории конфиденциальной информации.

Итак, какие же документы ведутся по личному составу?

2.2 Краткое описание документов, входящих в состав личного дела

персонал документ дело личный

Резюме - документ, содержащий сведения биографического характера, которые представляет лицо при трудоустройстве. Резюме, по сути, представляет собой саморекламу специалиста. Задача претендента в сжатом конкретном виде на одной странице представить информацию о себе в ответ на требования, изложенные в заявке или объявлении.

Единых правил составления резюме нет, однако в нем принято отражать следующие блоки информации о себе: личные данные (Ф.И.О., возраст, адрес, семейное положение); цель, которую ставит перед собой претендент, поступая на работу; опыт работы (должности и организации, которые занимал соискатель, отдельные успехи), обычно указывается в последовательности от последнего места работы к предыдущему и т.д. до самого первого; образование; владение иностранными языками; навыки работы с оргтехникой и ПК, знание компьютерных программ. Черты характера важных, по мнению соискателя (коммуникабельность, аккуратность, целеустремленность).

Автобиография - документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Автобиография пишется сотрудником собственноручно, в произвольной форме без исправлений, в одном экземпляре, излагая основные события своей жизни в хронологической последовательности. Внизу ставится дата написания, подпись работника и ее расшифровка.

Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Она заполняется от руки поступающим на работу и заверяется сотрудником отдела кадров.

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.

Заявление - это документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу (увольнении, переводе, предоставлении отпуска). Работник пишет заявление, как правило, от руки в произвольной форме или же на трафаретном бланке, разработанном в данной организации. В нем указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема. Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется. На заявление о приеме ставится виза руководителя структурного подразделения или ведущего специалиста о согласии с указанием оклада или иного способа оплаты труда. Руководитель организации, наделенный правом найма работников, накладывает свою резолюцию о принятии работника. После этого заявление поступает в отдел кадров.

При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу.

Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности.

Прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины, установление должностных окладов, командировки, смена фамилии и т.п. оформляются приказами по личному составу.

Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы). Оформление приказа не имеет четких указаний ГОСТа, поэтому возможны различные варианты составления этого документа. В номере приказа (индексе) проставляется буква «к», означающая, что это приказ по кадрам. Каждый приказ или пункт приказа обосновывается наличием другого документа (заявления сотрудника, докладной записки, распоряжения и т.д.).

Приказ оформляется на бланке приказа. В тексте приказа, как правило, отсутствует констатирующая часть, приказ начинается с глагола, обозначающего действие: «Принять», «Перевести», «Уволить» и т.д. В тексте необходимо указать Ф.И.О. работника, на какую должность, с какого числа, с каким окладом он принимается на работу. Указывается основание (например, личное заявление, представление начальника). Приказ визируется, подписывается и регистрируется, первый экземпляр подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел отдела кадров.

Прием на работу оформляется приказом работодателя, изданным на основании заключенного договора. В приказе при приеме на работу следует указывать: на какую должность принимается работник; в какое подразделение: с какой оплатой; с какого числа; вид работы - постоянная с испытательным сроком; со стажировкой, временная (на какой срок), по совместительству; особые условия работы- с принятием материальной ответственности; с сокращенным или ненормированным рабочим днем и т.д. Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

В приказе при увольнении работника с работы указывают причину увольнения, со ссылкой на конкретную статью Трудового кодекса РФ. В основании дается ссылка на личное заявление работника или докладную записку руководителя подразделения (при увольнении по инициативе администрации). В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество рабочих дней, даты начала и окончания отпуска. Копии приказа подшиваются в личное дело и передаются в бухгалтерию. Дело с подлинниками приказов по личному составу (прием, увольнение, перевод) в конце года сдается в архив организации, где хранится 75 лет.

Лица, принятые на работу, сдают свою трудовую книжку в отдел кадров. В нее вносятся все записи о приеме, переводе на другую работу, увольнении, награждении и поощрении. Записи вносятся после издания приказа и должны точно соответствовать тексту приказа. Порядок ведения трудовых книжек изложен в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятии. Трудовые книжки хранятся как документы строгой отчетности в отдельных картотеках, в сейфах, ведутся только по месту основной работы. Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении. Книга учета трудовых книжек должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2 , которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу Личный листок по учету кадров - перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.д. Работник заполняет листок (анкету) от руки при поступлении на работу. Ответы на вопросы дает полностью, без сокращений, пропусков, исправлений на основании личных документов - паспорта, трудовой книжки, документов об образовании. На личный листок наклеивается фотография работника. Все записи в карточках делаются на основании документов, предоставленных работником

Дополнение к личному листку - указывают сведения об изменениях, касающихся работника после заполнения личного листка (анкеты). В нем указывают Ф.И.О. работника и два раздела: 1 - фиксирует перемещение работника по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности, а также соответствующий документ, подтверждающий это обстоятельство; 2 - фиксирует изменения в образовании, семейном положении, награждениях и т.п. Все изменения также должны быть подтверждены соответствующими документами.

Командировочное удостоверение - это важный документ, который удостоверяет полномочия сотрудника, направленного на временную работу в другую организацию. В командировочном удостоверении указывается, куда и зачем командирован сотрудник, номер приказа, срок командировки и документ, удостоверяющий личность. Вот пример командировочного удостоверения.

Доверенность - это документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица-доверителя (предприятия или гражданина). Официальные доверенности выдаются представителю предприятия на совершение сделок, получение денег, документов, ТМЦ, или других действий от имени предприятия. В тексте доверенности указывают следующие данные - должность, паспортные данные, предприятие, в котором производятся действия по доверенности, вид деятельности, образец подписи лица, получившего доверенность, срок ее действия. Она должна быть зарегистрирована, иметь номер, дату, подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером. Бухгалтер ведет учет доверенностей по журналу или по корешкам доверенностей, остающихся в бухгалтерии. Доверенности выдаются либо для совершения однократных действий, либо на определенный срок.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями на получение пенсий, пособий, стипендий.

Характеристика - это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств. В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части. Первая - это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника.

Таким образом, совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

Управленческая деятельность любого предприятия сопровождается созданием разнообразных документов в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов.

Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставлении отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу.

К документам по личному составу относятся - приказы по личному составу, трудовые договоры, заявления, характеристики, личные карточки формы Т-2, документы по аттестации сотрудников, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки, документы по социальному обеспечению, т.е. назначению пенсий, а также все документы, входящие в личное дело.

Личное дело з аполняется работодателем и отражает все необходимые сведения о работнике и другие.

Документы по личному составу предприятия определяют статус работников и правоотношения с администрацией, служат свидетельством их продвижения по службе, ложатся в основу характеристик при определении возможностей и перспективности работника, подтверждают производственный стаж и размер заработка при начислении пенсии и пр.

Заключение

Таким образом, документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставлении отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу.

К документам по личному составу относятся: резюмесоставляет потенциальный работник организации, в нем отражается образование, семейное положение, трудовая деятельность; автобиографияописывается вся жизнь сотрудника от школы и до последнего места работы; анкета з аполняется по заданной форме и отражает всю трудовую и семейную жизнь сотрудника; заявлениясоздаются работниками на протяжении всей их трудовой деятельности, например, при приеме на работу, при уходе в административный, или учебный отпуск, при переводе, увольнении и в других различных ситуациях; к приказам по личному составу относят: приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, о направлении работника на работу и другие, связанные непосредственно с сотрудниками организации; трудовой контракт заполняется и подписывается работником и работодателем при приеме на работу: здесь оговариваются все условия, на которых будет проходить трудовая деятельность человека в данной организации; трудовые книжки -обязательный документ, который необходим при приеме на работу, здесь отражаются все изменения трудовой деятельности работника: прием на работу, переводы, поощрения, увольнения; личные карточки отражают все сведения о сотруднике: дата рождения, семейное положение, образование и другое.

К документам по личному составу относят также документы, которые оформляются в других подразделениях (бухгалтерия, плановый отдел): штатное расписание организации, документы по аттестации сотрудников, лицевые счета по заработной плате, документы по социальному обеспечению, характеристики, и все документы, входящие в личное дело.

Личное дело заполняется работодателем и отражает все необходимые сведения о работнике.

Список литературы

1.Постановление Госкомстата России от 5.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

2.Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления: Учебно-методическое пособие / Г.И. Балибардина. - Волгоград: Изд-во ВолГУ, 2002. - 77 с.

.Делопроизводство на предприятии. Документы по личному составу / Под общей редакцией М.В. Стенюкова. - М.: Приор, 2001. - 208 с.

.Кадровое делопроизводство (1 часть) / Под ред. А.П. Паршиной. - Курск: РФЭИ, 2010. - 143 с.

5.Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие / М.В. Кирсанова. - Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. - 304 с.

.Клоков И.В. Эффективное делопроизводство / И.В. Клоков, В.С. Пташинский. - СПб.: Питер, 2008. - 224 с.

.Cерикова Г.Н. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие / Г.Н. Серикова. - Томск: Изд-во ТПУ, 2007. - 111 с.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Опись дел по личному составу - учетный документ, который содержит перечень документов дел по личному составу с указанием индексов, названий документов и др. Она составляется в трех экземплярах согласно форме, установленной " ". Она включает в себя:

• наименование организации
• номер фонда
• порядковый номер
• индекс дела (при наличии номенклатуры дел)
• заголовок дела
• дата дела
• число листов в деле
• примечание (если есть)

Опись документов может быть составлена по хронологическому или структурному принципу, которые обычно сочетают в одной описи: в каждой хронологической группе дела распределяются в соответствии со структурным подразделением. Помимо этого, существует номинальный принцип, согласно которому заголовки дел в описи идут в следующей последовательности:

• приказы (распоряжения) по личному составу;
• списки личного состава;
• личные дела;
• карточки по учету личного состава;
• трудовые договоры (соглашения);
• лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
• (при отсутствии отдельной описи);
• акты о несчастных случаях.

Указанные виды документов, образующихся в органиациях в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные разделы описи, либо в отдельные описи. Личные дела, личные краточки, трудовые договоры помещаются в описи по году увольнения работника.

Правила заполнения описи дел по личному составу

Наименование организации

Необходимо указать то наименование компании, которое она носила во время создания документов. В том случае если организация несколько раз сменила наименование в указанный период, то нужно оставить последнее название.

Фонд №

Для организаций, являющихся источниками комплектования государственного или муниципального архива, номер фонда присваивают эти архивы. Если организации не являются источниками копмлектования государственного или муниципального архива, то номер фонда присваивает сама организация. В том случае если в организации хранится только один архивный фонд, то эта графа не заполняется. Если несколько архивных фондов, например, документы предшественников или подведомственных организаций, то каждый фонд имеет свой номер согласно поступлению его в архив.

Порядковый номер

Каждое дело вносится в опись под определенным порядковым номером, который является уникальным. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый должен быть внесен в опись под самостоятельным номером.

Индекс дела

Нужно указать индекс дела согласно . При отсутствии номенклатуры, графу необходимо оставить пустой.

Заголовок дела

Заголовок вносится в опись в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела. Никакие расхождения не допускаются. Для дел с одинаковыми заголовками существует следующий порядок: полностью прописывается наименование только первого дела, а все остальные обозначаются словами «То же».

Крайние даты

В данной графе указываются крайние даты дел.

Число листов в деле

Необходимо прописать количество листов, относящихся к делу. Они переносятся с обложки дела.

Примечание

В примечании в случае необходимости делаются пометки об особенностях физического состояния документов, выбытии дел и др.

Итоговая запись

В конце описи после последней статьи следует итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, первый и последний номера дел согласно описи. Кроме того, должны быть оговорены особенности нумерации дел в описи, например, наличие литерных и пропущенных номеров.

Важно: согласно правилам работы архивов разрешено вносить изменения в опись заголовков дел, обнаруженных дополнительно. Их нужно включать в опись документов по личному составу под литерными номерами в соответствии с принятой схемой систематизации или в конец годового раздела.

Независимо от рода деятельности, любая организация работает с людьми. Юридическое оформление работников необходимо на всех этапах трудовых отношений. В состав документов по личному составу, создаваемых в этих случаях, входит много разного рода бумаг, нормативных актов и персональных данных.

Работодатель обязан не только грамотно вести документы по учету личного состава, но и организовать их хранение, передачу в архив и в необходимых случаях уничтожение. Все эти действия должны соответствовать действующим нормам законодательства.

Что входит в состав документов по личному составу

Все этапы движения сотрудников должны быть в отражены в соответствующих бумагах. В состав документов по личному составу, отражающих движение персонала, входят следующие:

• документы, связанные с поиском и набором персонала;
• документы, отражающие текущую деятельность сотрудников;
• нормативные акты, регламентирующие трудовой процесс и кадровые взаимоотношения;
• различные приказы по личному составу, как изданные в общей форме, так и унифицированные;
• документы, включающие личные сведения о работниках;
• по личному составу;
• документы персонального учета и анкеты;
• иные по личному составу.

Правила оформления документов по личному составу

Сотрудники кадровой и секретарской службы предприятия должны помнить о необходимости оформления персональных документов в соответствии с требованиями закона. Правила, прописанные в нормативных актах предприятия, не должны противоречить вышестоящим указаниям.

Правильное оформление документов по личному составу предприятия указано в соответствующей инструкции. В ней с примерами и ссылками должны быть указаны все нюансы фиксации на бумаге работы с персоналом. Этот нормативный акт издается и утверждается руководством организации и носит бессрочный характер.

Персональные документы могут быть оформлены как в электронном, так и в бумажном виде. Если текст пишется от руки, то необходимо следить за аккуратностью почерка и стараться не делать помарок. Любая исправленная ошибка должна быть подтверждена печтью организации и заверена подписью руководителя.

Документы по учету личного состава зачастую носят секретный характер, так как содержат защищенную законом персональную информацию. К работе с ними допускается лишь строго определенный круг специалистов.

Приказы по личному составу

В документах службы персонала выделяют два вида приказов:

• приказы предприятия по основной деятельности, но касающиеся работы сотрудников;
• приказы по личному составу фирмы.

Они отличаются способом оформления, порядком утверждения, подписания и издания. Кроме того, с персональными приказами чаще всего работают сотрудники отдела кадров. Там же они и хранятся, отдельно от других документов. Такие приказы входят в состав документов по личному составу организации.

Большая часть личных приказов имеет унифицированные формы. Удобство работы с такими бланками подразумевает их единство для фирмы. Однако обязательное использование стандартизованных бланков предписывается только государственным структурам и бюджетным организациям. Предприятия с иной формой собственности могут не придерживаться этих правил.

Среди персональных приказов чаще всего встречаются следующие:

• приказы о приеме и увольнении:
• приказы о перемещении и переводе;
• командировочные приказы;
• приказы обо всех ;
• нормативные акты об аттестации, обучении и повышении квалификации и т. д.

Любой приказ по личному составу доводится до сведения того работника, которого он касается. Если сотрудник по каким-либо причинам не подписывает документ, то об этом

Все персональные приказы должны проходить обязательную регистрацию в специальном журнале. При этом им присваивается номер, который говорит о том, что они поставлены на учет и за их исполнением ведется контроль. Копия приказа обязательно подшивается в личное дело, документ-оригинал хранится отдельно в течение года, после чего либо отправляется в архив, либо уничтожается.

Документы предприятия по личному составу

В каждой организации, в зависимости от формы собственности и иных особенностей, будут создаваться различные документы по личному составу предприятия. Их перечень должен быть приведен в инструкции по ведению кадрового делопроизводства.

Чаще всего это:

• штатное расписание;
• перечень должностей;
• трудовые книжки и чистые бланки трудовой книжки;
• копии персональных документов сотрудников;
• документы персонального учета и личные дела персонала;
• должностные и иные инструкции и трудовые договоры работников;
• приказы или распоряжения, касающиеся сотрудников предприятия по основной деятельности;
• документы по работе аттестационной комиссии;
• направления и другие документы на обучение и повышение квалификации;
• документы об отпусках, переводах и командировках;
• различные приказы или распоряжения по личному составу;
• записки, заявления и должностные записки от сотрудников и т. д.

Каждая фирма самостоятельно определяет нужные виды документов по личному составу, а также способ их создания и хранения.

Оформление личного дела

Наиболее важные и полные сведения о сотруднике заносятся в его личное дело. Состав документов и особенности их комплектования определяются каждой организацией самостоятельно и обязательно прописываются в нормативном документе. Можно подшивать копии бумаг как в прямом, так и в обратном порядке либо формировать по группам.

Личные дела могут вестись как на большинство работников организации, так и исключительно на руководителей и ведущих специалистов. Однако на практике большинство организаций предпочитает иметь комплект документов и иных сведений о любом сотруднике, независимо от его должности и статуса.

• анкета или личный листок служат для объединения основных биографических сведений;
• копии документов, удостоверяющих личность и подтверждающих образование и квалификацию, - паспорт, диплом, сертификаты и свидетельства;
• копия трудовой книжки;
• заявление о приеме, переводе и другие;
• копии всех приказов на работника;
• копия трудового договора;
• иные персональные документы.

На каждого сотрудника заводится отдельная папка, в которую подшиваются перечисленные документы и их копии. Хранятся личные дела отдельно от других кадровых документов. Они содержат персональные данные, и поэтому не должны быть доступны для посторонних лиц.

Личная карточка: как правильно оформить?

Унифицированная личная карточка сотрудника является обязательной для всех фирм, независимо от формы собственности. Она является базовым документом, предназначенным для учета работников организации.

Личная карточка содержит все основные сведения о работнике. Заполняют ее обычно от руки, но допустимо первичные сведения внести с помощью техники. Ведется личная карточка все время работы сотрудника в организации. При заполнении раздела допускается распечатать и вклеить вкладыш.

При заполнении личной карточки обратите внимание на ссылки кодов. Они указаны справа от тех таблиц, сведения в которых унифицированы. Информация в этих разделах должна соответствовать классификаторам и иным нормативным документам.

Личные карточки будет правильно хранить отдельно от других персональных документов, в сейфе или в металлическом шкафу с замком. Этот документ содержит персональные сведения и подлежат строгому учету. При увольнении работника делается соответствующая запись, и личная карточка оформляется на архивное хранение.

Трудовая книжка: оформление и хранение

Трудовая книжка - это документ, подтверждающий опыт работы, стаж и должности сотрудника. Ее ведение является обязательным для всех. Она заводится при начале трудовой деятельности и в дальнейшем сопровождает человека вплоть до выхода на пенсию.

Обязанность закупать пустые бланки и вкладыши трудовых книжек лежит на бухгалтерии организации. Ее сотрудники хранят их у себя в сейфе и выдают сотрудникам отдела кадров по требованию. Об этом делается запись в соответствующей учетной книге. Администрации не рекомендуется принимать у работников бланки и чистые вкладыши трудовых книжек неизвестного происхождения.

Оформляется трудовая книжка всегда только от руки. Записи делаются шариковой ручкой с синими чернилами. Если произошла ошибка, то ее надо исправить и подтвердить это подписью администрации и Все вносимые сведения должны соответствовать закону и инструкции.

Хранятся трудовые книжки отдельно от других документов, в сейфе. Запрещено выдавать их работникам и тем более третьим лицам. Если сотруднику организации необходимо получить сведения о записях в этом документе, то делается копия всех страниц, потом они прошиваются, и каждая страница заверяется печатью. При увольнении трудовая книжка вручается работнику в тот же день.

Оперативное хранение персональных документов

Правильное хранение документов по личному составу - одна из основных обязанностей работников кадровых служб. Информация, содержащаяся в них, относится к разряду персональной и не подлежит разглашению. Кроме того, храниться и обрабатываться такие документы должны с соблюдениями специальных условий.

До подписания трудового договора с будущего работника в обязательном порядке берется письменное разрешение на обработку персональных данных. Копия этого документа подшивается в личное дело или в отдельную папку.

Все документы, касающиеся личных данных, должны храниться изолированно от общих бумаг. Доступ к ним разрешен только специалистам отдела кадров и первому руководителю организации. Сторонним лицам и организациям личные данные работников разглашать строго запрещено. Исключение составляют судебные и прокурорские органы, обратившиеся с официальным документированным запросом.

Для хранения персональных документов составляют отдельную Папки и коробки с документами располагают в запирающихся шкафах. Желательно изолировать их от прямых солнечных лучей и повышенной температуры. Для большого количества документов целесообразно выделить специальное помещение.

Личные дела, анкеты и личные карточки находятся на оперативном хранении до тех пор, пока организация сотрудничает с конкретным работником. После увольнения они отправляются на архивное хранение.

Приказы по персоналу хранятся в течение года после их издания. Должностные и иные инструкции бессрочны вплоть до их отмены. а также график отпусков издаются ежегодно и хранятся в отделе кадров либо в бухгалтерии еще год после завершения действия.

Архивное хранение документов персонала

После окончания срока оперативного хранения данные о персонале отправляются в архив документов по личному составу. Это может быть подразделение организации либо сторонняя, чаще всего государственная, организация.

Перечень документов, подлежащих длительному архивному хранению, следующий:

• личные дела, анкеты и личные карточки уволившихся работников;
• невостребованные трудовые книжки и вкладыши;
• приказы и распоряжения по личному составу с истекшим сроком хранения;
• журналы по учету движения документов по персоналу;
• штатное расписание;
• графики отпусков;
• иные документы, необходимость хранения которых предусмотрена законодательством либо комиссией.

Документы в архив оформляет сотрудник отдела кадров либо секретарь. Длительно хранить дела и другие бумаги можно как в самой организации, так и по договору в специализированном учреждении.

Документы в папке для длительного хранения формируются по дате, начиная от самой ранней. Следует внимательно следить за физической сохранностью бумаги и, если необходимо, сделать и заверить копию. Все листы дела нумеруются и прошиваются, после чего составляется опись.

Папки с документами следует размещать в строгом порядке. В самом помещении надо поддерживать оптимальную температуру и невысокую влажность, а также не допускать попадание прямого солнечного света. Стеллажи следует регулярно очищать от пыли, а комнаты с документами обрабатывать от грызунов и других вредителей.

Уничтожение персональных документов

Несмотря на длительное хранение, документы по личному составу могут быть уничтожены. Перед этой процедурой проходит заседание специальной комиссии, которая коллегиально принимает решение о дальнейшей судьбе персональных документов.

Уничтожение всегда происходит строго по описи, в присутствии всех членов комиссии. Это может быть сжигание, уничтожение методом измельчения, прессование и другие способы.

Состав персональных документов многолик и разнообразен. Работникам кадровых служб и руководству предприятий следует знать, как их правильно оформлять, хранить и уничтожать.