Одной из главных задач современного промышленного предприятия является повышение эффективности производственных процессов и снижение издержек производства. Важным фактором оптимизации производственных процессов является своевременное обеспечение сотрудников технических и производственных подразделений необходимыми техническими документами и данными.
Решение
Для решения задачи оперативного документационного обеспечения процессов производства корпорация ЭЛАР предлагает комплексное решение «Единое хранилище документов и данных промышленных предприятий», состоящее из четырех компонентов:
- Единое хранилище для документов и данных
- Модуль автоматизации процессов разработки, согласования и внесения изменений в техническую документацию
- Интеграционная платформа, объединяющая пространства различных информационных систем предприятия в единую информационную среду
- Услуги по наполнению хранилища техническими документами и данными
Структура решения
Для реализации решения используется единый программный комплекс, который обеспечивает хранение, оперативный доступ и защиту информационного массива документов и данных предприятия.
Все компоненты решения соответствуют требованиям международных и государственных нормативных стандартов в части работы с технической документацией.
Этапы внедрения
Система управления единого электронного хранилища документов и данных.
Внедрение ядра системы единого хранилища документов и данных – программной платформы, обеспечивающей надежное централизованное хранение электронных документов , поиск и оперативный доступ к документам и данным. В системе создаются разделы хранилища и разрабатываются индексные карты для различных типов документации – конструкторской, технологической, нормативно-технической и справочной. Реализуется древовидная структура хранения конструкторских и технологических документов в соответствии со структурой изделий. Обеспечивается поддержка версионности хранения технических документов, и осуществляется привязка извещений об изменениях к соответствующим версиям документа. В систему поиска подключаются классификаторы деталей и сборочных единиц. Конфигурируется кодификатор присвоения децимальных номеров документов в соответствии с ЕСКД.
Наполнение хранилища техническими документами и данными
Осуществляется систематизация и индексирование массива электронных технических документов, заполняются индексные карты, после чего документы загружаются в систему хранилища. Для наполнения ресурса хранилища «бумажными» документами проводится экспертиза фондов, осуществляется сканирование, верификация, затем проводится индексирование и загрузка в систему хранилища отсканированных образов (электронных копий) документов. При необходимости обработки текущих поступлений на предприятии организуются специализированные центры обработки документации.
Внедрение модуля автоматизации процессов технического документооборота
Проводится обследование и оптимизация текущих процессов технического документооборота предприятия, по результатам обследования разрабатываются маршруты движения документов, функционал автоматизированных рабочих мест, назначаются ответственные роли, и выделяются группы пользователей. После чего, разрабатываются регламенты организации процессов разработки, согласования и внесения изменений в техническую документацию в информационной системе. Создаются и согласовываются формы извещений об изменениях по ГОСТ 2.503-90, и, если необходимо, реализуются методы согласования документов с помощью средств электронной подписи.
Внедрение модуля интеграционной платформы хранилища
Посредством модуля интеграционной платформы осуществляется интеграция управляющего программного комплекса хранилища с существующими информационными средами. Реализуются функции поиска и работы с документами в привычных для пользователей интерфейсах. Внедряются модули интеграции с CAD-системами, обеспечивающие работу с системой единого хранилища непосредственно из интерфейса CAD-системы. Кроме того, для тех рабочих станций, на которых не установлены лицензии CAD реализуется возможность просмотра документов через встроенный в систему просмотрщик.
Преимущества решения
- Повышение эффективности производственных процессов за счет организации поиска и предоставления оперативного доступа к массиву технической документации предприятия
- Увеличение производительности работы технических и производственных подразделений за счет централизованной среды управления техническими документами и данными об изделиях
- Сокращение времени и трудозатрат на разработку, согласование и внесение изменений в техническую документацию посредством автоматизации процессов технического документооборота
- Гарантия безопасного хранения электронных документов и данных
- Создание единой информационной среды предприятия с помощью интеграционной платформы
Внедрение решения «Единое хранилище документов и данных промышленных предприятий» позволит оптимизировать производственные процессы и упростить сертификацию предприятия на соответствие международным стандартам менеджмента качества ISO серии 9000.
Для получения более подробной информации Вы можете позвонить по бесплатному номеру телефона
Наши специалисты обязательно свяжутся с Вами и ответят на все интересующие вопросы!
Документы в хранилищах располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск.
Порядок расположения фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, утверждаемым директором архива. План (схема) предусматривает распределение фондов по хранилищам, с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу хранилища. План (схема) находится в подразделении, осуществляющем учет документов архива, или у работника, ответственного за учет, а соответствующие его разделы - в хранилищах.
Обособленному хранению подлежат документы:
секретные;
уникальные;
имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни;
на нитрооснове;
пораженные биологическими вредителями;
принятые на временное, в том числе депозитарное, хранение, не учтенные в качестве документов Архивного фонда Российской Федерации.
Место расположения и площадь, выделяемая для размещения документов обособленного хранения, определяются архивом, исходя из реальных возможностей и перспективных объемов комплектования архива.
Размещение секретных документов осуществляется в соответствии с требованиями инструкций по работе с секретными документами.
Временное совместное хранение секретных и рассекреченных дел в хранилище секретных документов допускается в исключительных случаях при отсутствии свободных площадей для размещения рассекреченных дел.
Уникальные документы и документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни, изымаются из состава фондов и подлежат сейфовому хранению.
На место изъятого документа вкладывается карта-заместитель установленного образца и при необходимости копия документа.
Различные виды аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов хранятся в обособленных помещениях в зависимости от нормативных режимов хранения для их носителей.
В одном хранилище могут размещаться документы разного вида, но имеющие носитель одной физической природы и требующие одинаковых режимов хранения (например, документы на магнитных лентах и дисковых носителях с магнитным слоем, или документы на кинопленке и микроформы, и др.).
Фонд пользования размещается в зависимости от вида носителя копий.
Копии фонда пользования на бумажной основе (в том числе фотокопии), как правило, хранятся вместе с подлинными документами на бумажной основе на отдельных стеллажах или в шкафах в порядке номеров фондов и дел.
Копии фонда пользования на пленочной основе размещаются в хранилище с нормативными для них режимами хранения.
В каждый бюкс вкладывается отрезок пленки, на котором отснято одно дело или его часть. В порядке исключения при небольшом объеме дел в одном отрезке может находиться не более трех скопированных дел.
Основные и вспомогательные учетные документы по архиву в целом размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника (ов), ответственного (ых) за учет документов архива.
Основные и вспомогательные учетные документы хранилища размещаются в хранилище.
Ответственными за сохранность и использование учетных документов являются работники, осуществляющие их ведение в соответствующем структурном подразделении и по архиву в целом.
Первые экземпляры описей размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника (ов), ответственного) за учет документов архива, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных документов на бумажной основе.
Вторые экземпляры описей размещаются в изолированной зоне хранилища на стеллаже или в шкафу.
Третьи экземпляры описей размещаются в читальном зале.
Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, хранилища, комнаты) а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.
В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо.
В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составляются в карточной или листовой форме в необходимом количестве экземпляров.
Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый фонд; эти карточки располагаются в порядке номеров фондов. Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения (комнаты, корпуса и т.д.). Один экземпляр топографических указателей хранится у работника (ов), ответственного (ых) за учет документов архива, второй - в хранилище.
Ведение топографических указателей может осуществляться в традиционном или автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.
Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения фондов.
Каждое первичное средство хранения документов (коробка, папка и т.д.) снабжается ярлыком, на котором указывается название и номер фонда, а также номер описи, первый и последний номера единиц хранения, номера отсутствующих единиц хранения.
Иногда очень хочется быстро найти нужный файл. С учетом того, что файлов - сотни тысяч, а ты не знаешь ни его названия, ни содержания, ни типа - ничего. Зато приблизительно знаешь категории. И хочется его быстро вычислить и сразу же отредактировать и записать.
На сегодня удобных кросс-платформенных open-source файлопомоек с прямым доступом к файлам - НЕТ
.
Далее речь пойдет не о медиабиблиотеке и не о semaweb - а о простой и удобной системе управления громадной файлопомойкой с прямым
доступом к файлам.
1. ТЗ
Британские ученные Практика показала, что даже в небольшой фирме на пару десятков пользователей может скопиться не один десяток (а то и сотни) тысяч файлов - самого разного содержания и формата. И найти в этом бардаке хозяйстве файл бывает настолько трудно, что проще сделать всё заново.Проблема поиска возникла сильно не сегодня (Чехов свидетель) - но пока не решена.
Нюанс в том, что в данном случае «найти» - это не в терминах поисковиков или Проводника - а в терминах человеческих. Человек на знает слова, которые он ищет - он знает понятия. А с понятиями (семантикой) у поисковых машин и файломанагеров туго. Ибо нормальный пользователь не ищет “\\server\public\Входящие\Договоры\Клиенты\Рога и Копыта\Договор Рога и копыта с Ромашка на поставку.doc” - он ищет “Какой-то договор примерно в прошлом месяце с нашим любимым клиентом примерно на два лимона”. И найдет он его (если повезет) в “\\server\private\секретарша\Исходящие\ООО “Ромашка”\Коммерческие предложения\Копыто\Как они меня уже достали.xls”.
В ситуации “они сами не знают, чего хочут” (Зощенко) надо дать человеку выбор (что и пытаются делать поисковики, но пока что безуспешно). Т.е. я не знаю тип документа - у меня перед глазами возможные типы. Я не помню точное название фирмы - у меня список фирм. И т.д. Поэтому это уже не поиск - а фильтр.
Итак - допустим у меня есть 100500000 файлов (от прона до чертежей AutoCAD) - и я хочу быстро и удобно:
- «вычислить» (отфильтровать) файл по неким признакам, которых физически в самом файле нет,
- открыть (не скачать и открыть его копию - а открыть именно его),
- изменить - и записать (не закачать назад - а именно записать - ^S).
- Работает
- Кросс-платформенное (Windows, Linux, Mac OS)
- Фильтры
- Прямой доступ (открыть и записать)
- Интеграция (интегрированность в окружение рабочего стола - как следствией п.4)
- Многопользовательское
- Internet (доступ из любой точки мира)
- Open source
2. Кто виноват
Что мы имеем на сегодня:2.1. FS
Речь идет о файлопомойке в виде развесистого дерева папок и файлов на локальной/удаленной файловой системе. Этот вариант имеет одно крупное достоинство и один крупный недостаток:- - Полное отсутствие фильтров.
- + Встроенный кросс-платформенный прямой доступ к файлам.
2.2. Web
Тысячи их. Отвечает всем требованиям, кроме двух:- - Прямой доступ к любым файлам (Гугледокс и MS Live - это хорошо - но что делать людям с AutoCAD и SmetaWizard?)
- - Интеграция (как следствие)
2.3. All-in-one
IBM Domino, MS SharePoint, MS Exchange. Это такое “вещь в себе”, которое пытается своими средствами порешать недостатки существующих технологий.- + Работает
- + Фильтры
- + Прямой доступ
- + Многопользовательское
- + Internet
- - Не кросс-платформенное
- - Не интегрировано
- - Не open source
2.4. Semantic FS
Nepomuk, WinFS, ReFS etc. При всем уважении я их вживую работающими не видел, поэтому - не рассматривается наряду с другой экзотикой.3. Что делать
Если кратко - вешаться использовать web-интерфейс для управления файлами и давать ссылку прямого доступа к файлам.С ссылками всё очень просто - особо не развернешься. Если исходить из кросс-платформенности - то вариантов (из тех, что не требуют специальных приседаний) аж 3: http://, ftp:// и file:// (больше венда нормально не понимает). При этом метаданные файлов можно организовать как угодно - от простых тегов до semaweb-наворотов. А вот с ссылками надо подумать.
3.1. HTTP
Только чтение. В смысле - дать ссылку http:// можно - и даже можно скачать, открыть и изменить. Но залить точно туда же - не получится. Комбинацией ^S по крайней мере. Из любого приложения под любой платформой.3.2. FTP
Наверное можно каким-то образом скрестить веб-интерфейс со ссылками на файлы в ftp. Но гарантированно обеспечить целостность информации в базе метаданных и в ftp-хранилище довольно сложно - это два совершенно отдельных сервиса. Вмешаться в работу ftp-сервера - очень тяжело, а писать свой ftp-сервер…Отставить.
3.3. file://
Откровенный костыль. Т.е. можно как-то замапить удаленный ресурс на локальный по какому-то из интернет-протоколов - и даже будет работать. Но выглядит эта конструкция слишком феерично.3.4. WebDAV
А вот тут всё очень интересно. Как такового - “стандартного” сервера WebDAV нет. Зато все распространенные ОС/DE поддерживают WebDAV (как клиенты) из коробки и множеством способов. При этом можно написать свою собственную WebDAV на стороне сервера (не веб-сервер - а только обработку http request) и вытворять буквально чудеса.Теоретически, конечно…
Updated: после месяца секаса с Windows XP можно сказать, что WebDAV «искаропки» оно поддерживает чисто номинально .
4. А при чем здесь Django?
При том, что демонстрация этой идеи (Web UI + WebDAV) использует как раз Django (более точно - это небольшой комплект из Apache, mod_dav, Django и программки, сделанной на скорую руку специально для этой статьи). А дабы внимательный читатель внимательно дочитал - ссылка на демо - где-то в тексте:-)Демонстрируется, в частности, управление файлами через web (поле «comment» для файлов) - и прямой доступ к файлу прямо из веб-страницы.
Хотелось, конечно, получить полное турбо от WebDAV - но внезапно оказалось, что из тысяч реализаций WebDAV-провайдера на python - оба (wsgidav и pywebdav) довольно сложно встроить в своё веб-приложение (если вообще возможно, т.к. это не WebDAV-провайдеры, а именно серверы). Пришлось читать буквы и начинать лепить свой велосипед. Букв довольно много, в одиночку дело идет медленно, поэтому приглашаю желающих к совместной разработке.
Слайды .
5. Комментарии
Linux
Konqueror с webdav:// работает отлично. Правда - только приложения KDE или же адаптированные к нему (libreoffice-kde) - по крайней мере при работе не в KDE. Т.е. интеграция тут только частичная (Пользователи LibreCAD, JuffEd и других не KDE приложений вынуждены сосать лапу.).Epiphany с dav:// - аналогично (s/KDE/GNOME/). Хотя гном с WebDAV работает похуже, чем кеды.
Mac OS
Не тестировалосьWindows
Т.к. на хабре применение обсценной лексики не приветствуется, то резюме будет краткое - всё очень плохо. Об “особенностях” взгляда Microsoft на WebDAV, HTTP и XML можно написать книгу.Но при определенном положении звезд кое-что кое-как кое-когда таки работает.
Хотя, возможно, апачевый mod_dav не слишком совместим с Windows ;-)
6. Резюме
Вся эта стройная система костылей и подпорок работает, но не фонтан. В любой ОС (клиента). Т.е. на текущий момент ОС/DE не вполне готовы к полной интеграции веб-приложений с десктопом (так, чтобы прозрачно и всегда).Но жизнь на Марсе всё-таки есть! 25 сентября 2014 г. 12:52
«It"s hard to look right
To achieve you, baaaabeh»
Из современной песни
После автоматизации документооборота, неизменно возникает вопрос о хранении документов. Неужели автоматизация прошла даром и на последнем этапе документ придется распечатывать, чтобы обеспечить его архивное хранение?
Сложности обеспечения сохранности электронных документов объясняются быстрым устареванием компьютерной техники, несовершенством информационных носителей и отсутствием успешных международной практик в этой области. Однако существуют документы, в которых описаны требования и рекомендации по хранению электронных документов.
Требования к хранению электронных документов
Документ должен быть читабельным на протяжении всего срока хранения . Из-за быстрого устаревания компьютерной техники и программного обеспечения возможна ситуация, когда документ созданный много лет назад будет невозможно прочитать, из-за отсутствия необходимого ПО или устройства.
Необходимо перезаписывать документы для устранения проблемы устаревания носителей . Например уже сегодня сложно прочитать информацию с 3,5дюймовой дискеты, которые 10 лет назад были распространенным носителями информации. Решением этой проблемы законодатели видят периодическую перезапись информации с устаревающих носителей на более современные.
Документ должен содержать атрибуты, позволяющие его идентифицировать . Имея гипотетическое хранилище электронных документов, необходимо хранить документы таким образом, чтоб не открывая каждый документ пользователь мог найти нужный. Тут помогут уникальные идентификаторы и различные методы группировки и сортировки.
Документ должен быть доступен для чтения, независимо от появления новых версий редакторов и ридеров . Не зря на сегодняшний день все крупные разработчики ПО при разработке новых версий продукта поддерживают форматы и технологии предыдущих версий.
Должна быть обеспечена возможность установки логических связей между документами, для правильной интерпретации текста документа . Например суть договора, в котором идет ссылка на приложение к договору, будет не понята в полной мере без прочтения приложения. Поэтому визуально и физически эти два документа должны быть связаны для быстрого и удобного поиска.
Согласно другого документа - Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций , организации должны разработать внутренние нормативные документы по комплектованию, учету, хранению и использованию электронных документов. Часть рекомендаций приведена в этом же документе, что существенно облегчает формирование внутренних нормативных документов.
Прием документов в архив организации и информационные системы
В рекомендациях говорится о том, что «технические аспекты приема электронных документов в архив организации, операции учета, отбора, обеспечения сохранности и хранения, конвертирования в новые форматы и миграции на новые носители устанавливаются в специальных инструкциях, разрабатываемых в организации », а так же что «архив организации осуществляет администрирование информационных систем организации в части соблюдения требований к хранению созданных и/или включенных в них электронных документов ».
Также определено, что в архив организации должны передаваться документы со сроком хранения более 10 лет. Документы со сроком хранения менее 10 лет должны храниться в информационной системе организации, в которой были созданы. «При этом они должны быть систематизированы в соответствии с существующей на предприятии номенклатурой дел и проиндексированы в соответствии с правилами для дел бумажных документов ».
Требования к документам, передаваемым в электронный архив
Не менее важны вопросы по формату передаваемых документов в архив:
● При сдаче документов в архив их необходимо сконвертировать в формат архивного хранения, которым назван формат - PDF/A-1.
● Учетной единицей электронных документов в архиве организации является единица хранения – контейнер электронного документа. Контейнер электронного документа представляет собой zip-архив, который содержит сам документ и его метаданные, включая ЭП.
● Систематизация документов в дела и распределение в контейнеры проводится в подразделении, в котором ведется дело.
● Контейнеры на хранение могут передаваться по сети или на обособленном носителе информации однократной записи в двух экземплярах –основной и рабочий.
● Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации электронные документы и описи электронных документов, дел.
● Учет производится путем присвоения единицам хранения электронных документов учетных номеров, которые являются составной частью их архивного шифра, понятно, что если документы передаются обособленных носителях, то шифр необходимо проставлять на футляре носителя. При хранении электронного документа в информационной системе шифр включается в метаданные контейнера документа
● Архивный шифр единицы хранения электронных документов включает те же элементы, что и архивный шифр хранения бумажных документов и дополнительно указывается отметка о статусе экземпляра электронных документов: (осн.) –основной, (раб.) – рабочий.
Требования к сохранности электронных документов
Описаны процедуры для обеспечения сохранности ЭД и требования для хранения боксов с обособленными носителями информации: «Должна проводиться проверка наличия и состояния документа при сдаче в архив, раз в три года и при перемещении архива в другое место, при смене руководителя архива, при переносе документов на другие носители и перед передачей документов в государственный архив. В документе описаны правила и цели проведения проверки ».
Выдача документов
Для выдачи электронного документа из архива документ копируется, а его достоверность должна подтверждаться отсоединенной ЭП. Факт выдачи фиксируется в журнале.
Архив организации может предоставлять электронные документы по локальной сети организации. В этом случае ведется электронный журнал учета выдачи электронных документов из архива, в котором фиксируется: дата выдачи, фамилия, инициалы запросившего документ сотрудника, название структурного подразделения, заголовок и учетный номер выданного документа.
Большинство из нас привыкли работать с документами в электронном виде, и вышеперечисленные факты еще на шаг приближают такой режим работы к законодательно правильному. И хочется верить, что совсем скоро мы будем вести полностью автоматизированный документооборот.
Одной из последних новинок в сфере информационных технологий стало создание систем электронного документооборота, которые подарили миру возможность использовать инструменты цифровой коммерции. Для хранения бесчисленного количества организационных документов были созданы специальные хранилища – архивы. Электронный архив документов, как и обычные его «сородичи», призван накапливать и должным образом сохранять четко определенную информацию.
Сущность и предназначение электронных архивов
Каждая система состоит из мелких частей. В электронном документообороте структурной единицей выступает электронный документ, который представляет собой «порцию» информации, закодированную специальными знаками. Этот специфический документ может «жить» только в цифровой среде. Ею стала система электронного документооборота (СЭД). Подобная информационная структура распространена:
- на глобальном (международном) уровне;
- на локальном уровне (внутри организации).
Все системы информационного обмена данными разделены на виды:
- Электронные архивы (базы данных). Эти системы нацелены на эффективный сбор, хранение и поиск необходимых документов.
- Системы-маршрутизаторы. Разработаны таким образом, что пользователь работает по заранее заданному маршруту. Упрощается сам процесс функционирования подразделений предприятия.
- «Гибриды». Это удачное соединение двух предыдущих форм. Такой тандем позволяет грамотно руководить организацией по частям и в целом.
- Информационные образования, ориентированные на совместную работу. Эта форма ЭДО одна из наиболее гибких.
- СЭД, наделенные множеством дополнительных функций.
Каждая из вышеуказанных форм тем или иным образом включает в себя электронные документы и архивы.
Ключевые требования к структуре электронного архива
С годами любая организация сталкивается с проблемой хранения достаточно большого объема информации. Возникает необходимость подключения к системам цифрового документооборота. Особенно важно присоединение крупных организаций, через которые в день проходят десятки тысяч бит разнообразных данных. Создание электронных архивов в таком случае просто неизбежно.
Идеальный вариант – хранилище, в котором будет находиться вся документация, причастная к деятельности предприятия. Оно должно содержать в себе не только структурированные оцифрованные документы прошлых лет, но и те, которые были созданы сотрудниками компании непосредственно в самой СЭДО. Цифровое хранилище в качестве элемента инфраструктуры юридического лица обязано предоставлять различные возможности работы для своих пользователей.
Основные функции электронного архива
Любая информационная система имеет свой уникальный функционал, однако все архивы, помимо дополнительных возможностей, обладают стандартными функциями:
- редактирование документов электронного архива;
- создание карточек ЭД;
- формирование четкой структуры;
- распределение информации по папкам;
- поиск данных по всем источникам;
- создание классификаторов;
- распределение найденных сведений по классификациям;
- управление правами свободного доступа персонала к определенным документам;
- удаление карточек ЭД.
Общедоступный электронный банк документов«Подвиг народов в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.» – один из наиболее ярких примеров цифровой базы данных, в которой в полной мере отражается каждая из функций электронного архива.
Как осуществляется поиск документов в системе
Любой электронный архив должен иметь в себе компоненты моментального поиска документа по малейшему его фрагменту. Особенно важно, чтобы такой поисковой системой обладала как малая организация, так и крупная компания.
Вся информация о найденных документах сводится в определенную последовательность карточек, создается своеобразный журнал, из которого можно извлечь и просмотреть необходимую карту. Сама же карточка содержит в себе информацию о том, в каких именно папках и архивах расположен необходимый документ.
Отбор документов производится по их атрибутам либо по отдельным фрагментам. Стоит отметить, что критерии поиска можно менять в зависимости от необходимости с помощью специалистов технической поддержки. В некоторых случаях можно даже добавить дополнительные компоненты поисковой системы, которые будут заточены под определенные задачи.
Возможные проблемы
Архивное хранение электронных документов имеет свои проблемы и пути решения. Это на данный момент один из самых злободневных вопросов, касающихся управления электронными архивами и их хранилищами.
Основные вопросы, которым нужно уделить максимум внимания:
- полная защита электронных документов, находящихся в папках или файлах на физических носителях;
- создание условий для воспроизведения информации на электронных носителях по истечении длительного периода времени с момента создания электронного документа;
- обеспечение возможности считывания ЭД в долгосрочной перспективе.
Пути решения первой проблемы уже были найдены. Для физической сохранности электронной информации ее необходимо размещать на нескольких носителях. Самыми надежными считаются жесткие диски и сервера.
Ответы на остальные два вопроса пока остаются в подвешенном состоянии. Этот факт связан с тем, что на данный момент еще не создан уникальный прибор для считывания информации со всех существующих видов носителей. Учитывая стремительное развитие компьютерных информационных технологий, можно сказать, что на создание подобного устройства уйдет продолжительный период времени и множество средств. Пока универсальное устройство не будет создано, организациям придется позаботиться о периодическом перенесении информации с устаревших носителей на более современные.
